Elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDMS): kas tai, funkcijos ir rekomendacijos

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Prieš keletą metų apie elektronines dokumentų valdymo sistemas buvo kalbama kaip apie šviesią ateitį. Šiandien jie jau aktyviai naudojami privačiose ir valstybinėse įmonėse. Tačiau svarbiausia yra tai, kad EDMS paklausa nuolat auga. Kas yra elektroninė dokumentų valdymo sistema ir kaip ji veikia, panagrinėkime Rusijos Federacijoje veikiančių sistemų pavyzdį.

Fonas

Norint geriau suprasti, kaip veikia EDMS programa, būtina peržiūrėti pagrindines sąvokas ir užduotis. Pagrindiniai veiksniai yra tie, kurie lemia konkrečios sistemos pasirinkimą.

Jei organizacija gali veikti neformalaus valdymo sąlygomis, tada dokumentų valdymo nereikia. Atsiradus verslo procesams, atsiranda poreikis valdyti mechanizmą tvarkingos dokumentacijos pagalba. Jei laiku nesusitvarkysite su popieriais, jie pradės kauptis ir bus prarasti.

Ypatinga failų saugojimo schema naudojama kaip alternatyva popierinei laikmenaiserveryje. Bet irgi neveikia ilgai. Augant įmonės apimčiai didėja poreikis saugoti ir sinchronizuoti informaciją.

Iškyla dilema: ar informacijai saugoti naudoti seną popierinę laikmeną ar EDMS. Ką tokio svarbaus galite gauti dėka elektroninės sistemos? Padidinkite organizacijos efektyvumą.

Ekonominis efektas

Darbo efektyvumą galima padidinti dviem būdais: sumažinti išlaidas arba padidinti rezultatus. Dokumentai EDMS leidžia vienu metu pasiekti du tikslus. Tai yra, sistemos įdiegimas leidžia organizacijai išleisti mažiau, bet uždirbti daugiau.

Sąnaudų mažinimas sumažinus popieriaus sąnaudas, sugaištą laiką, spartinant bendravimą, keičiant įmonės kultūrą.

Norėdami įvertinti EDMS programos efektyvumą, turite apskaičiuoti laiką, sugaištą tvarkyti dokumentus. Konsultacinės įmonės skaičiuoja, kad tokios operacijos užima 20% darbo laiko. Rusijos biurokratijos sistemoje tai užtrunka dar daugiau – 60 proc. Įdiegus EDMS šios išlaidos sumažės mažiausiai 10 kartų.

Biuro darbas ir dokumentų srautas

Abu terminai yra susiję. Įrašų tvarkymas yra terminas, reiškiantis formalų darbo su dokumentais taisyklių rinkinį. Kai kurias EDMS sistemas galima pritaikyti pagal biuro darbo taisykles, tačiau yra ir tokių sistemų, kurių pagrindu jau formuojamas biuro darbas.

Dokumentas yra informacijos saugojimo EDMS vienetas. Dokumentų srautas formuojamas išįvairių š altinių: kitos sistemos, programos, el. paštas, bet visų pirma – iš nuskenuotų popierinių laikmenų. Todėl skaitytuvai ir kita įranga yra neatsiejama EDMS dalis. Sistema saugo visus dokumentus, tvarko jų istoriją, užtikrina judėjimą organizacijoje ir su jais atlieka verslo procesus.

Tokioje duomenų bazėje yra SED sprendimas, nurodymas ir įsakymas. Per juos organizacija valdoma. Bet koks dokumentas pateikiamas su „pagalba“. Formos laukų rinkinys priklauso nuo dokumento tipo. Informacija sistemoje saugoma kiekvienos tokios kortelės lauko duomenų bazės pavidalu.

EDMS funkcijos ir užduotys

Dokumentų valdymo programa skirta šioms užduotims spręsti:

• darbo su dokumentais sisteminimas.
• dokumentų kūrimas pagal šablonus, jų registravimo saugykla;
• apskaitos automatizavimas;
• dokumentų klasifikacija.

Pažvelkime atidžiau į SED funkcijas. Darbo eigos programa naudojama:

• kortelių kūrimas.
• dokumento teksto formavimas;
• išsaugoti duomenis kaip pdf arba ms word;
• naudotojo prieigos teisių valdymas;
• maršrutų kūrimas;
• dokumentų srauto valdymas;
• siunčiau pranešimus, priminimus;
• žurnalai, katalogai, klasifikatoriai;
• užsakymų generavimas;
• ieškoti ir pasirašyti dokumentus;
• ataskaitų generavimas.

Bendrosios sistemos funkcijos apima:

• nuotolinio valdymo pultasdirbti su dokumentais;
• naudojant DBVS duomenims saugoti;
• darbas vienu metu su EDMS;
• apsaugokite sertifikatais, brūkšniniais kodais ir personalizavimu.

Privalumai ir trūkumai

Perėjimas prie SED turi daugiau privalumų nei trūkumų. Tačiau prastai organizuotas projektas gali sunaikinti visus automatizavimo privalumus. EDMS įgyvendinimo tikslai turi būti pasiekiami. Privalumai:

• centralizuotas struktūrizuotas informacijos saugojimas;
• tas pats požiūris į dokumentų formavimą ir tvarkymą;
• naudodami šablonus;
• paieška;
• audito prieiga.

Trūkumai apima dideles paleidimo išlaidas ir griežtą naudotojų mokymą.

Dokumentų apdorojimas

EDMS elektroninis dokumentų valdymas eina per kelis etapus, kurių metu dokumentui priskiriamos tam tikros savybės. Apdorojimas atliekamas tiek rankiniu būdu, tiek automatiškai. Antruoju atveju nustatykite:

• perėjimų tarp etapų sąlygos;
• maršruto atskyrimas;
• apdirbimo ciklai;
• pradėkite antrinius procesus, laikmačius, apdorojimo procedūras;
• nustatyti naudotojo vaidmenys.

Gydymo tipai:

• Dokumento kūrimas.
• Redagavimas.
• Pervardijimas.
• Perkelti.
• Išsaugoti.
• Indeksavimas.
• Ištrinimas.

SED kainuoja

Dokumentų valdymas negali visiškai funkcionuoti be licencijos, serverių, visiškos sąrankos ir visų vartotojų apmokymo. Kiekvienas iš šių elementų reikalauja didelių grynųjų pinigų išlaidų. Be to, neturėtume pamiršti apie EDMS integravimą su kitomis sistemomis, duomenų bazių ir programinės įrangos atnaujinimą, techninės pagalbos konsultacijas ir kitas priežiūros išlaidas.

EDMS įvadas

Projekto įgyvendinimas gali užtrukti kelis mėnesius. Procesas priklauso ir nuo dokumentacijos procesų skaičiaus, ir nuo finansinių, organizacinių ir išteklių galimybių. Diegimas atliekamas pagal šį algoritmą:

• darbo grupės sukūrimas, vadovo nustatymas;
• nubrėžkite tikslus ir uždavinius;
• esamų dokumentacijos procesų tikrinimas;
• užduočių rengimas;
• SED pasirinkimas;
• EDS įgyvendinimo sutarties sudarymas;
• darbo taisyklių rengimas ir tvirtinimas;
• Pradinio katalogų turinio tikrinimas;
• EDS išankstinis testas;
• apmokyti darbuotojus darbo vietoje;
• bandomas EDMS diegimas;
• bandymo rezultatų analizė;
• klaidų taisymas;
• visas EDMS įdiegimas.

Įdiegimo klaidos

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tiems procesams, kuriems reikalingas popierinis dokumentas. Pagrindinė klaida – popierinio dokumento dubliavimas su elektroniniu. Tai apsunkina darbą ir sukelia neigiamą požiūrį į automatizavimą. Už dvigubą darbą niekas papildomai nemoka. Būtina statyti automatizavimo procesus bedubliavimas. Antroji klaida – personalo nepasirengimas. Dažniausiai nauji procesai suvokiami priešiškai. Todėl būtina paaiškinti darbuotojams, kodėl iš viso įvedamas EDMS, kad jie sąmoningai žiūrėtų į mokymosi procesą.

Dokumentų saugojimo technologijos

EDMS elektroninis dokumentų valdymas susideda iš atributų, kurių pagrindu atliekama paieška, klasifikavimas, grupavimas ir ataskaitų teikimas. Kartais dokumentas kuriamas pagal šabloną, kartais perkeliant duomenis iš duomenų bazės. Atributai saugomi lentelėse. Pats failas dedamas į saugojimo aplanką, informacija iš jo – į DBVS katalogą. Tik EDMS vartotojai gali pasiekti duomenis.

Kas yra tiesioginis nuskaitymas?

Visas dokumentų apdorojimas, o vėliau jų pavyzdžiai talpinami archyve, atliekami naudojant skaitytuvus. Nuskaitymo proceso metu galima automatiškai sukurti brūkšninį kodą ant dokumento ir užregistruoti jį duomenų bazėje su paskesne kryptimi nurodytu maršrutu.

Optinis teksto atpažinimas

Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema EDMS paverčia elektroninį dokumento vaizdą nuotraukos arba jpeg formatu į teksto formatą. Šiuo atveju naudojama speciali programinė įranga kaip atskira programa arba integruotas ESCOM. BPM į EDMS. Kas yra ESCOM. BPM? Tai programa, skirta atpažinti dokumentus, įvestus skirtingais šriftais. Tačiau verta paminėti, kad atskiros programos turi daugiau funkcijų ir atpažįsta net ranka rašytą tekstą.

Brūkšninis kodavimas

Ši technologija suteikia procedūrų rinkinį grafiniam brūkšniniam kodui sukurti ir dokumente pritaikyti. Unikalus brūkšninis kodas generuojamas per sistemos serverį. Tai taip pat užtikrina dokumentų identifikavimą, greitą paiešką duomenų bazėje ir platinimą saugojimo vietose. Registruojant dokumentą ant etiketės atspausdinamas brūkšninis kodas, atitinkantis elektroninės kortelės identifikatorių. Jis priklijuotas prie popierinės dokumento versijos.

EDS

Skaitmeninis parašas leidžia patikrinti dokumento teisingumą ir duomenų nekintamumą. Pasirašymas atliekamas naudojant kriptografijos tiekėją ir programinės įrangos raktą – sertifikatą. Pastarasis yra specialaus formato failas, kuris iš naujo generuojamas licencijų išdavimo centre. Norėdami užtikrinti informacijos saugumą, sertifikatą turėtumėte saugoti intelektualiojoje kortelėje arba I-Token raktuose. Jie yra apsaugoti PIN kodu. Jei PIN kodas kelis kartus bus įvestas neteisingai, sertifikatas bus automatiškai užblokuotas.

Viso teksto ir atributų paieška

Atributų paieška atliekama naudojant specialią formą, naudojant kelias vertes iš kortelės laukų. Pavyzdžiui, kriterijus „Paskyra“ieško duomenų lauke „Gavėjas“arba „Siuntėjas“. Tuo pačiu metu sistema lygina įvestus kriterijus su kortelėse esančiais duomenimis ir į rezultatą įveda tas korteles, kurios atitiko. Paieška pagrįsta tikslia arba daline atitiktimi.

Viso teksto paieška atliekama pagal duomenisdokumentą, įskaitant žodžių formas naudojant integruotus DBVS įrankius, tokius kaip MS SQL SERVER, ORACLE. Norint atlikti visavertę paiešką, failai turi būti įvesti į duomenų bazę dokumento (doc), lentelės (xls), pristatymų, pranešimų formatu.