Personalo auditas yra Apibrėžimas, tipai, metodai, užduotys ir tikslai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Personalo auditas – tai personalo darbo efektyvumo patikrinimas, atliekamas specialiai tam paskirtų darbuotojų arba trečiosios šalies. Skirtingai nuo klasikinio audito, naudojamo apskaitoje, personalo auditas nėra privalomas ir jo nereglamentuoja specialūs Rusijos Federacijos įstatymai ir teisės aktai. Ji atliekama įmonės vadovo iniciatyva, siekiant išspręsti tam tikras problemas. Pagrindinis tokio audito tikslas dažniausiai yra nustatyti įmonės personalo būklę. Jis taip pat naudojamas ieškant būdų, kaip padidinti našumą ir sumažinti gamybos sąnaudas.

Kaip klasifikuoti

Patikrinimai yra susiję su vienokiu ar kitokiu personalo auditu pagal tokius parametrus kaip:

• Naudojamas duomenų laikotarpis: trumpalaikis, ilgalaikis ir trumpalaikis.
• Informacijos gavimo būdas: žodinis arba dokumentinis
• Tikrinami informacijos pobūdis: teisėta, kvalifikacinė arba mišri;
• Recenzentams: vidaus ir išorės.

Personalo auditas atliekamas dviem kryptimis: teisės pažeidimų nustatymo irdarbo drausmės pažeidimų nustatymas – nepagrįstų išlaidų viršijimo paieška, paprastų, vedybinių ir pan. priežasčių nustatymas Todėl personalo auditas veiklos kryptimi daugiausia skirstomas į teisinį, kvalifikacinį ir mišrų.

Juridinio personalo auditas

Juridinio personalo audito metu jie turimomis medžiagomis ir įrankiais tikrina personalo skyriaus dokumentaciją, dirbtuvių darbo laiko apskaitos žiniaraštį, tikrina sąskaitas ir kvitus. Patikrinkite darbo sutarčių, darbo knygelių, vykdomųjų įsakymų pildymo teisingumą. Patikrinkite, ar darbuotojai laikosi pareigybių aprašymų. Jie atlieka apklausas ir apklausas, siekdami nustatyti Rusijos Federacijos darbo įstatymų pažeidimus, taip pat tam tikroje veiklos srityje priimtas taisykles ir standartus, kurių darbuotojai turi laikytis. Pavyzdžiui, sanitarinių standartų reikalavimai maisto pramonėje, GOST, kokybės standartai ir atitiktis reglamentams.

Pagrindinė juridinio personalo audito užduotis – nustatyti pažeidimus, kol juos audito metu nenustatė speciali komisija. Tai padės išvengti su įstatymais susijusių problemų ir pagerins produktų bei paslaugų kokybę.

Kvalifikacijos personalo auditas

Organizacijos kvalifikacinis personalo auditas atliekamas siekiant nustatyti personalo darbo trūkumus ir būdus juos pašalinti. Tai taip pat leidžia nustatyti, ar yra nepakankamos darbuotojo kvalifikacijos arbapriešingai, nustatyti vertingiausius darbuotojus, kuriuos reikia paaukštinti arba mokėti daugiau, kad jie veiktų dar geriau ir padarytų daugiau.

Kvalifikacinis personalo auditas aktualiausias tose veiklos srityse, kuriose įmonės sėkmė visiškai priklauso nuo darbuotojo profesinių savybių. Pavyzdžiui, prekyboje. Jei pardavėjas neteisingai elgiasi su pirkėjais, iš nežinojimo ar negebėjimo, tai tiesiogiai veikia finansinį įmonės rezultatą – mažėja pajamos, didėja pasibaigusio galiojimo prekių apimtys. Tuo pačiu metu tik patikrinimas gali atskleisti, ar pajamų mažėjimo priežastis yra žema darbuotojo kvalifikacija, o ne koks nors kitas veiksnys. Šiame pavyzdyje personalo auditas padėtų atpažinti nesąžiningą darbuotoją ir laiku jį pakeisti, kol prekybos įmonė nebuvo ant bankroto slenksčio.

Išsamus personalo auditas

Išsamus personalo auditas apima tiek teisinį, tiek kvalifikacijos auditą, taip pat visus turimus informacijos vertinimo ir analizės metodus. Toks patikrinimas leidžia įvertinti personalo būklę ir nustatyti įmonės personalo potencialą, nustatyti esamus teisės pažeidimus įmonėje ir juos pašalinti, kol tai nesukels nepageidaujamų finansinių ir personalo nuostolių.

Šis personalo audito atlikimo būdas, be išvardintų privalumų, turi du trūkumus – tai kainuos daugiau ir užtruks daugiau laiko, nes bus įtraukta daugiau dalyvių, tikrinančių didelį duomenų kiekį. Štai kodėlprasminga vykdyti tik kritiniais atvejais: bankroto atveju arba finansinės krizės metu, kai rinka susiaurėja ir didėja konkurencija.

Kas gali patikrinti

Personalo sistemos auditą gali atlikti tiek įmonės darbuotojai, tiek trečiųjų šalių organizacijos. Kartu iškyla problema nustatant inspektoriaus kompetencijos lygį, kadangi personalo audito samprata teisės praktikoje nėra fiksuota, o esami nurodymai, standartai ir taisyklės yra skirtos auditui atlikti buh alterinėje veikloje. Tačiau kiek išsami ir patikima informacija bus gauta, kaip ji bus analizuojama ir įvertinta, priklauso nuo to, kokių veiksmų imsis įmonės vadovas, kad pagerintų situaciją su personalu.

Tačiau išeitis buvo rasta. Taigi, kaip pagrindiniai nurodymai ir taisyklės organizuojant personalo auditą įmonėje, gali būti laikomi finansinio audito pagrindai, o ypač tokie reikalavimai gautai ir teikiamai informacijai:

• objektyvumas;
• patikimumas;
• savalaikiškumas;
• sąžiningumas;
• pilnybė.

Atitinkamai auditorius, rinkdamas ir tvarkydamas informaciją, taip pat rengdamas audito ataskaitą, turi laikytis ne tik profesinės etikos taisyklių, būti sąžiningas ir objektyvus, bet ir laikytis tam tikrų taisyklių. Tuo pačiu, norint užsiimti tokia veikla kaip personalo auditas, jam nereikia turėti su savimi jokio specialaus pažymėjimo. Bet tai nereiškiakad ją gali atlikti bet kuris darbuotojas. Kad galėtų išspręsti personalo audito užduotis, inspektorius turi turėti tam tikrą žinių ir kvalifikacijos lygį.

Atlikti personalo auditą gali arba specializuotos įmonės darbuotojas, arba asmuo iš įmonės personalo, turintis pakankamai išsilavinimo ir kompetencijos. Dažniausiai tai yra padalinių vadovai, buh alteriai, kiti aukštos kvalifikacijos specialistai. Ir čia įmonės vadovui iškyla dilema: kas geriau – samdyti specializuotą organizaciją ar patiems atlikti auditą? Atsakymas į šį klausimą priklauso nuo tokių veiksnių kaip:

• Aukštos kvalifikacijos personalo, dalyvaujančio personalo audite, išlaidos ir audito įmonės paslaugų išlaidos;
• Informacijos, kurią reikia apdoroti, kiekis ir leistinos apdorojimo sąlygos.

Visuotinai manoma, kad įmonės darbuotojų atliekamas personalo auditas yra pigesnis, o tai ne visada tiesa. Išorės specialistų įtraukimas dažnai yra daug pelningesnis, jei reikia atlikti auditą didelėje įmonėje, kurioje informacijos kiekis yra labai didelis. Audito paslaugas teikiančios įmonės turi didesnę patirtį, jų darbuotojai yra labiau kvalifikuoti, bent jau personalo audito srityje, tada auditas kainuos pigiau ir geriau bei užtruks mažiau laiko.

Žmogiškųjų išteklių auditas, kaip jį atlikti

Jei įmonės vadovas vis dėlto nusprendė atlikti auditą padedamas savo darbuotojų,jis turi žinoti kai kurias savybes. Paprastai personalo audito tikslas šiuo atveju yra ištirti ne visos įmonės, o atskiro padalinio darbą, tuo tarpu būtina užtikrinti maksimalų informacijos konfidencialumo lygį.

Pirmiausia vadovas turės sudaryti darbo grupę, kurią paprastai sudaro 4-5 žmonės, ir nustatyti asmenį, atsakingą už audito atlikimą ir audito ataskaitos surašymą. Visą pasirengimo ir vykdymo procesą galima suskirstyti į šiuos personalo audito etapus:

1. Veiksmų plano rengimas.
2. Atrankos dydžio nustatymas: apklaustų darbuotojų skaičius, patikrintų dokumentų apimtis ir tipas. Kuo didesnis mėginys, tuo tikslesnis rezultatas, bet tuo ilgiau užtruks patvirtinimo procedūra.
3. Anketų formų kūrimas, klausimų ruošimas.
4. Personalo skyriaus dokumentacijos, taip pat tikrinamos srities dokumentų tikrinimas.
5. Įmonės darbuotojų apklausa ir apklausa.
6. Surinktos informacijos analizė, įskaitant kompiuterinių technologijų ir specialių programų naudojimą.
7. Remiantis audito metu gauta informacija parengiamas audito ataskaita, kurioje už personalo audito vykdymą įmonėje atsakingas asmuo išreiškia nuomonę apie personalo būklę, kvalifikaciją ir pasitenkinimą darbu. sąlygos.

Audito aktas surašomas raštu, prie jos pridedami įrodymai atliktų darbų ataskaitos forma. Visi ataskaitos puslapiai turi būti sunumeruoti ir sudėti į aplanką. Apskritai bet koksarba nėra griežtų išvados surašymo, taip pat jos atlikimo taisyklių, kadangi personalo audito tikslas – gauti informaciją vidiniams vartotojams, todėl tokio audito metu gauti duomenys niekur neskelbiami, ir dažniausiai jie yra griežtai konfidencialūs ir jų atskleidimas yra nepriimtinas. Be to, turi būti užtikrintas informacijos konfidencialumas tiek planavimo etape, tiek tikrinant rezultatus. Pageidautina, kad apie būsimą patikrinimą įmonės darbuotojai nežinotų. Tai padės išvengti slapto susitarimo tarp jų, o tai reiškia, kad bus galima padidinti gaunamos informacijos objektyvumą ir patikimumą.

Informacijos rinkimo ir apdorojimo metodai

HR audito metodai niekuo nesiskiria nuo naudojamų apskaitos audituose, gaunama tik kitokio pobūdžio ir paskirties informacija. Jie daugiausia naudoja iš anksto paruoštas anketų formas ir klausimų sąrašus. Audito metu gauta informacija apie įmonės darbuotojus lyginama su pagrindiniais reikalavimais, nustatytais specializuotuose vadovuose, pareigybių aprašymuose ir darbo kokybės standartuose.

Audito metu gauta informacija klausimynų ir atsakymų į klausimus įrašų ir kitų audito metu gautų dokumentų forma yra renkama, rūšiuojama ir lyginama pagal personalo audito atlikimo laiką ir vietą. Ataskaitoje, sudarytoje remiantis audito rezultatais, turi būti jei ne visi dokumentai, tai svarbiausi iš jų.

Kokias užduotis galima išspręstipersonalo auditas

Personalo sistemos auditas padeda geriau įvertinti įmonės potencialą ir darbuotojų kvalifikaciją. Tai leidžia nustatyti vertingiausius darbuotojus ir suteikti jiems darbą bei atlyginimą, kuris labiau atitinka jų lygį.

Kaip rodo patirtis, vadovui labiau apsimoka kelti karjeros laiptais tuos, kurie jau dirba įmonėje, nei samdyti naują. Viena vertus, tai padidins kitų darbuotojų grąžą, nes jie matys karjeros perspektyvas, kita vertus, naujas darbuotojas gali neįsitvirtinti kolektyve, o tai padidina darbuotojų kaitą, o tai gali neigiamai paveikti įmonės veiklos rezultatus. įmonė. Darbuotojų kaita taip pat gali būti neteisingos personalo politikos pasekmė. Pavyzdžiui, jei nesutampa darbo sudėtingumas ar atsakomybės lygis ir apmokėjimo lygis. Tai gali atskleisti tik personalo darbo auditą.

Toks patikrinimas padeda ne tik nustatyti vertingiausius darbuotojus ar atsikratyti mažiausiai vertingų, bet ir išspręsti problemas, tiesiogiai susijusias su tuo, kad įmonėje netinkamai organizuojamas darbas.. Pavyzdžiui, apžiūros metu viename iš cechų paaiškėjo, kad dėl netinkamo medžiagų išdėstymo darbuotojai iki dviejų valandų per dieną praleisdavo jas tik pristatydami į perdirbimo aikšteles, nes jos buvo laikomos atokiame sandėlyje. Dėl to buvo sugaištas laikas ir pastangos. Darbuotojai greičiau pavargo ir prarado koncentraciją. Tai turėjo įtakos produktų kokybei ir kiekiui. Be personalo audito ši sistemos klaidagamyba nebūtų fiksuota, o tai reiškia, kad ištekliai būtų švaistomi.

Auditorių atsakomybė

Auditorius atsako tik už savo nuomonę, išreikštą auditoriaus išvadoje. Galiausiai sprendimą dėl personalo keitimo priima įmonės vadovas, o auditoriaus užduotis yra tik perteikti jam apie įmonės personalo būklę, kokio lygio kvalifikaciją, ar nėra pažeidimų. įstatymų, darbo drausmės, saugos priemonių, ar tikrai yra aukštos kvalifikacijos specialistai. Nurodykite veiksnius, kurie neigiamai arba teigiamai veikia personalo darbą ir racionalų darbo laiko panaudojimą.

Dėl to auditorius parengia audito ataskaitą, kurioje nurodo:

• kokie renginiai vyko;
• kiek darbo buvo atlikta;
• su kokiomis problemomis ir rizika jis susidūrė dirbdamas;
• ką reikia padaryti norint ištaisyti situaciją, jei personalo būklė ar personalo politika yra neigiama;
• galimos pasekmės, jei pažeidimai nebus ištaisyti.

Patikrinimas savaime neišsprendžia netinkamai parinkto personalo ar netinkamų įmonės darbuotojų veiksmų, saugos taisyklių pažeidimo ar instrukcijų ir techninių reglamentų nesilaikymo. Personalo audito tikslas – nustatyti įmonėje veikiančios personalo sistemos stipriąsias ir silpnąsias puses bei pateikti rekomendacijas, kaip pašalinti trūkumus ir tobulinti šią sistemą. Auditorius to nedaroatsakomybė už personalo politikos būklę ir sprendimus, kuriuos vadovas priims remdamasis audito rezultatais.

Kur ir kaip samdyti auditorius, kurie tikrintų personalą

Tokią paslaugą daugiausia teikia konsultacinės įmonės ir įdarbinimo agentūros, kurios specializuojasi konsultuojant ir įdarbinant kitas įmones. Tokių organizacijų yra beveik kiekviename didesniame mieste. Savo paslaugas jie dažniausiai reklamuoja vietiniuose reklaminiuose laikraščiuose ir žurnaluose arba ant specialių reklaminių sienų internete. Kai kurie turi oficialią įmonės svetainę.

Priimant į darbą tarp įmonės ir personalo audito paslaugas teikiančios įmonės sudaroma sutartis, kurioje turi būti nurodytos šalių teisės ir pareigos bei apmokėjimas už paslaugą. Paprastai prieš sudarydamos sutartį susitariančiosios šalys susitinka kelis kartus, aptardamos niuansus ir galimas rizikas. Kokia veikla bus vykdoma. Deramasi dėl apytikslio darbo plano (konsultacinė įmonė gali pateikti net personalo audito plano prospektą).

Pagrindinis privalumas įtraukiant trečiosios šalies specializuotą organizaciją organizuoti personalo auditą yra audito nepriklausomumas. Jeigu įmonės darbuotojas vienaip ar kitaip priklauso ir nuo vadovo, ir nuo darbo jėgos, tai išorės auditorius turi beveik visišką nepriklausomybę. Jo nuomonė pagrįsta tik pastebėtais faktais.

HR auditas yra vienas iš paprasčiausių ir prieinamiausių būdų patikrinti organizacijos personalo sistemą irnustatyti esamą įmonės žmogiškųjų išteklių potencialą. Šis patikrinimo būdas yra neatsiejama įmonės valdymo apskaitos dalis ir turėtų būti atliekama reguliariai, nepaisant finansinio jos veiklos rezultato.