Kokius žingsnius apima valdymo procesas? Valdymo procesų pagrindai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-17 19:00

Vadovavimo proceso etapų klausimo aktualumą lemia tai, kad jis kaip raudona gija eina per visą organizacijos veiklą. Valdymo procesų efektyvumą galima palyginti su laikrodžiu. Gerai suteptas ir aiškus mechanizmas leis pasiekti planuotą rezultatą. Kartu gera valdymo sistema pasižymi lankstumu – gebėjimu prisitaikyti prie naujų sąlygų.

Valdymo esmė

Valdymas – tai objekto (įmonės, resurso) arba subjekto (asmens) valdymas. Valdymas kaip procesas – tai įvairios veiklos derinys, koordinavimas, tvarkos palaikymas, būtinas sėkmingai įmonės veiklai, tikslams pasiekti ir plėtrai.

Valdymo procesas apima taktinės ir strateginės užduoties sprendimą:

• užduotis, susijusi su taktika, reikalauja išlaikyti valdomo subjekto elementų harmoniją, vientisumą ir efektyvumą;
• strategija reiškia tobulėjimą, tobulėjimą ir teigiamą būsenos pasikeitimą.

Valdymo procesų charakteristikos

Valdymo procesas yra nenutrūkstamas ir cikliškas. Jį sudaro vadovaujamas darbas, dalykas, priemonės ir galutinis produktas. Bet kurio objekto valdymas yra susijęs su periodišku atskirų darbo etapų kartojimu. Tai gali būti duomenų rinkimo ir analizės, valdymo sprendimo kūrimo, jo įgyvendinimo organizavimo fazės.

Valdymo proceso technologijos tobulėja kartu su organizacijos plėtra. Jei vadovas vėluoja priimti sprendimus, tada valdymo procesas tampa chaotiškas, inercinis.

Uždara valdymo veiksmų seka, kuri kartojama siekiant tikslų, vadinama valdymo ciklu. Ciklo pradžia – problemos identifikavimas, rezultatas – darbinio rezultato pasiekimas. Valdymo procesų dažnumas padeda rasti bendrus modelius ir principus skirtingo profilio organizacijoms.

Valdymo principai

Valdymo procesų pagrindai išreiškiami pagrindiniais principais. Jie yra objektyvūs ir atitinka valdymo dėsnius. Bendrųjų valdymo principų sąrašas, kurį galima rasti vadovėliuose, nėra mažas. Tarp jų yra:

• fokusas;
• atsiliepimai;
• informacijos transformavimas;
• optimalumas;
• daug žadantis.

Valdymo sistemos formavimas ir veikimas grindžiamas keletu kitų principų.

Darbo pasidalijimas	Valdymo funkcijos yra atskirtos viena nuo kitos ir tampa valdymo struktūros pagrindu. Yra skyriai, komandos, atliekančios skirtingus, bet įprastus darbus.
Funkcijų derinimas	Vadybinių funkcijų operacijų derinys. Valdymo organų funkcijų santykis su vidine struktūra.
Centrizmas ir nepriklausomybė	Valdymo procesas ir organizacinė struktūra išlieka centralizuoti ir nepriklauso nuo išorinės aplinkos.
Pavaldumas valdymo sistemoje	Informacijos srautas per žingsnius susieja aukštesnįjį, vidurinįjį ir žemesnįjį valdymo lygmenis.

Principų įgyvendinimas prisideda prie efektyvaus valdymo funkcijų suvienodinimo, stiprinant ryšius visais valdymo lygiais.

Valdymo funkcijos

Vadovų profesinė veikla palaipsniui atsispindi ir vadybinėse funkcijose.

Funkcijų grupavimas	Valdymo procesas apima veiklą
Bendrosios (universalios) funkcijos	Planavimas, prognozių įgyvendinimas, koordinavimas, organizavimas, kontrolė, apskaitos funkcija ir kt. Prisidėti prie valdymo procesų kūrimo, tobulinimo ir tarpusavio ryšio.
Specialios funkcijos	Administravimas, personalo valdymas, motyvavimas. Kaip bendrųjų funkcijų įrankiai, jie padedaorganizuoti produktyvią veiklą.
Pagalbinės funkcijos	Valdymo procesų palaikymas, kad visi valdymo lygiai veiktų sėkmingai.

Pagal veiklos pobūdį išskiriamos funkcijos, kurios naudojamos įvairiose srityse, susijusiose su gamyba, ekonomine dalimi, ekonomika, technologijomis.

Henri Fayol pramonės organizacijos valdymo funkcijas suskirstė į 6 grupes: administracinės, komercinės, gamybos, apskaitos, draudimo ir buh alterinės veiklos.

Valdymo proceso žingsniai

Kiekvieną vadybinį veiksmą ir sprendimą lydi informacijos, tikslų, visuomenės ir kitų aspektų vienovė. Valdymo esmė atspindi valdymo ciklą, kurį galima pavaizduoti kaip etapų rinkinį.

Valdymo procesą sudaro žingsniai, kurie nuolat keičiasi.

Problemos nustatymas	Prognozė	Tikslo nustatymas	Valdymo sprendimas
Situacijos analizė, problemos „diagnozės“nustatymas	Galimo scenarijaus nustatymas	Tikslų ir uždavinių, strategijų jiems pasiekti kūrimas	Kūrimo ir geriausio sprendimo priėmimo procesas

Be pirmiau minėtų žingsnių, valdymo procesas apima veiksmus, skirtus valdymo sprendimui įgyvendinti.

Planavimas	Veiklų sistemos kūrimas tikslui pasiekti
Organizacija	Darbuotojų mobilizavimas atlikti užduotis, vaidmenų paskirstymas
Motyvacija	Atlikėjų skatinimas arba paskatinimas dirbti
Kontrolė ir apskaita	Rezultatų stebėjimas, koordinavimas ir apdorojimas
Reglamentas	Darbuotojų bendravimo užtikrinimas

7 HR proceso žingsniai

Vadybos užduotys žmogiškųjų išteklių srityje yra įvairios. Personalo valdymo procesas susideda iš septynių etapų.

• Planuojame personalą visoms įmonės funkcijoms atlikti.
• Personalo pritraukimas, personalo rezervo formavimas, atranka ir samdymas.
• Darbo motyvacija. Materialinės (atlyginimas, priedai) ir nematerialinės motyvacijos sistemos sukūrimas stabilaus kolektyvo formavimui.
• Darbuotojų adaptacijos ir orientavimo karjerai sistema. Dėl to kiekvienas turėtų greitai kibti į darbą, žinoti įmonės tikslus, suprasti savo veiklos esmę ir reikalavimus.
• Darbuotojų ir darbo jėgos įvertinimas. Žinių, įgūdžių, gebėjimų efektyviam darbui įvertinimas. Sistema, skirta kiekvieno darbo įvertinimui ir visos komandos informavimui.
• Persikėlimas, karjeros planavimas, darbo rotacija.
• Mokyti personalą pakeisti lyderius. Aukštasis vadybininko mokymasdarbuotojai.

Veiksmingas personalo valdymo procesas neįmanomas be darbuotojų profesinio potencialo ugdymo ir stiprinimo. Šis veiksnys tampa lemiamu gamybos ir darbo našumui.

Projektų valdymas

Projektų valdymo procesai – tai funkcijų ir apibrėžtų veiklų rinkinys.

Tikslo nustatymas ir prognozė

Planavimas

Išteklių valdymas ir paskirstymas

Atlikėjų motyvacija ir kontrolė

Operatyvinis ir nuolatinis valdymas

Visą projektą ir kiekvieną atlikėją galima įvertinti naudojant daugybę rodiklių. Tai pagal terminus atliktų darbų apimtis, laikotarpis ir kokybė, investuotų resursų (materialinių, finansinių) kiekis, projekto komandos komplektavimas, numatomas rizikos lygis.

Projektų valdymo procesai yra susiję su šiomis užduotimis:

• projekto tikslų formulavimas;
• projekto įgyvendinimo sprendimų paieška ir parinkimas;
• struktūros kūrimas (atlikėjų komanda, ištekliai, laiko juosta ir biudžetas);
• bendravimas su išorine aplinka;
• vadovauti atlikėjų komandai ir koordinuoti darbų eigą.

Informacijos valdymas

Informacija yra žinių, informacijos apie bet kokį įvykį, faktą, reiškinį ar procesą rinkinys. Gamybos valdyme informacija tampa būtina komunikacijos priemone,darbuotojų bendravimas.

Didžiulę informacijos svarbą valdymo sistemoje lemia jos universalumas. Tai ne tik vadybinio darbo objektas ir produktas, bet ir duomenų apie valdymo sistemos būklę, vidinę ir išorinę aplinką rinkinys.

Informacijos valdymo procesai – tai informacijos rinkimo, perdavimo, transformavimo, apdorojimo ir taikymo etapai. Informacinės bazės saugojimas ir sunaikinimas išskiriami kaip atskiri procesai.

Rizikos valdymas

Rizikos valdymas bet kurioje įmonėje yra ne vienkartinis įvykis, o nuolatinė būtinybė. Rizikos valdymas tapo verslo valdymo etapu, be kurio neįmanoma gauti pelno ir siekti tikslų. Rizikos valdymo procesą sudaro penki tikslinių veiksmų etapai.

Rinkos analizė

Alternatyvūs rizikos valdymo metodai

Valdymo metodų pasirinkimas

Įdiekite rizikos valdymo priemones

Rizikos vertinimo sistemos stebėjimas ir tobulinimas

Praktiškai šie procesai ne visada atliekami tokia tvarka arba gali būti atliekami vienu metu.

Bendras vaizdas turėtų būti papildytas grįžtamuoju ryšiu apie kiekvieną etapą, o tai reiškia, jei reikia, sugrįžimą į įveiktą etapą. Paskutinis etapas yra susijęs su išvadomis ir galutiniu vertinimu. Rezultatai turėtų būti naudojami vertinant ir sumažinant rizikąateityje.

Gamybos technologijos valdymas

Procesų valdymo sistemos priklauso nuo organizacinės struktūros, kuri šiuolaikinėse įmonėse pateikiama trimis versijomis.

• Centralizuotas valdymo metodas apima funkcijų sutelkimą padaliniuose. Gamyboje iš tikrųjų yra tik linijos valdymas. Todėl centralizavimas taikomas tik nedidelėje gamyboje.
• Decentralizacija – valdymo proceso struktūra siejama su visų funkcijų perdavimu parduotuvėms. Dirbtuvės tampa iš dalies nepriklausomais padaliniais.
• Centralizacijos ir decentralizuotos sistemos derinį naudoja dauguma gamybos įmonių. Veiklos klausimai sprendžiami dirbtuvėse ar biuruose, o valdymo metodai ir kokybės kontrolė lieka vadybos padaliniuose. Dirbtuvės turi savo valdymo aparatą ir atlieka visą technologinį procesą.

Finansų valdymas

Finansų valdymo sistema turi būti net mažoje įmonėje ir susideda ne tik iš apskaitos. Valdymo procesas apima penkias finansinio darbo sritis.

Verslo procesų valdymas	Padeda nustatyti galimus grynųjų pinigų nuostolius
Sukurkite finansų skyrių	Finansinė struktūra ir finansų padalinių paskirstymas – tai aiškus atsakomybės paskirstymas, efektyvi pinigų srautų kontrolė.
Pinigų ir prekių judėjimo kontrolė	Įgyvendinta pagal finansinių pinigų srautų planą.
Valdymo apskaitos įvadas	Įvestas sukūrus rodiklius, skirtus įvertinti finansų būklę, padalinių efektyvumą.
Biudžeto valdymas	Valdymo procesas apima biudžeto planavimą remiantis finansų departamentų analitine informacija.

Valdymo proceso analizė

Pagrindinis valdymo analizės tikslas – suteikti vadovybei informaciją, leidžiančią priimti pagrįstus sprendimus. Ji apima tris analizės sritis:

• retrospektyvus (tiria informaciją apie praeities įvykius);
• operatyvinė (esamos situacijos analizė);
• į ateitį (trumpalaikė ir strateginė galimos situacijos analizė ateityje).

Valdymo sistemos tobulinimas

Valdymo sistemos tobulinimo procesas grindžiamas valdymo ir apskaitos duomenų analize. Norint įvertinti jos efektyvumą, reikia apskaičiuoti daugybę koeficientų: valdomumo, darbo automatizavimo lygio, darbo efektyvumo, ekonominio valdymo efektyvumo, valdymo efektyvumo, darbo našumo.

Valdymo sistemos tobulinimas yra neišvengiamas sėkmingos organizacijos procesas. Šiame etape valdymo procesas apima, pavyzdžiui:

1) valdymo auditassistema;

2) patikrinimas, ar laikomasi įstatymų, tarptautinių standartų, Rusijos Federacijos banko rekomendacijų;

3) valdymo sistemos tobulinimo ir vidaus dokumentacijos atnaujinimo priemonių kūrimas;

4) valdybos bendradarbiavimas su akcininkais ir pasiūlymų formavimas.

Dabartinė visuomenės ir ekonomikos būklė prisideda prie vadybos ir vadovo profesionalumo permąstymo. Vadovui tampa aktualus aktyvus darbas tobulinant personalą – pagrindinį įmonės išteklius. Sėkmingas vadovas žino, kaip žvelgti į ateitį, būti lankstus priimant sprendimus visiškai nenuspėjamos išorinės aplinkos akivaizdoje.