Kelionės išlaidos: apmokėjimas, dydis, siuntimai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Siekdami atlikti savo tarnybines pareigas, darbuotojai dažnai siunčiami į komandiruotes. Visas išlaidas, susijusias su kelione, nakvyne ir maitinimu, apmoka organizacija. Skaitykite daugiau apie tai, kaip skaičiuojamos ir apmokamos kelionės išlaidos 2018 m.

Teisinis reglamentas

Dienpinigiai – tai darbuotojo išlaidos, susijusios su jo pragyvenimu ne gyvenamojoje vietoje. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 168 straipsniu, šias išlaidas turi apmokėti darbdavys tokia suma, kuri nurodyta organizacijos įstatyminėje politikoje.

Kelionės Rusijoje išlaidos yra ne atlygis už darbą, o kompensacijos. Dienpinigiai nepriklauso nuo darbuotojo darbo funkcijų atlikimo. Net jei šios pareigos nebuvo atliktos komandiruotės metu dėl prastovos, įmonė vis tiek privalo mokėti dienpinigius.

Įstatymų leidybos lygmeniu galioja kelionės išlaidų normos, kurios nėra apmokestinamos. Pagal str. Mokesčių kodekso 217 str., jei kompensacijos suma neviršija 700 rublių už komandiruotę šalies viduje ir 2500 rublių už komandiruotę į užsienį, tadaorganizacija gali nemokėti mokesčių. Tai nereiškia, kad organizacija neturi teisės nustatyti normą viršijantį mokėjimą. Jūs tiesiog turite sumokėti mokesčius nuo skirtumo. Jei įmonės apskaitos politikoje kelionės išmokos suma yra 1000 rublių, tada nuo skirtumo turėtų būti išskaičiuotas gyventojų pajamų mokestis (1000 - 700=300 rublių).

Išmokėjimo procedūra

Dienpinigiai kompensuojami už kiekvieną komandiruotėje praleistą dieną. Taip pat apmokami savaitgaliai, nedarbo, švenčių ir kelionių dienos. Jeigu darbuotojas išvyko sekmadienio rytą, o grįžo po savaitės šeštadienį, tai už šį laikotarpį (4 dienas) turi būti kompensuojami visi savaitgaliai. Teisės aktai nenumato išmokų už vienos dienos dienpinigius, tačiau darbdavys savo nuožiūra gali įtraukti tokią sąlygą į apskaitos politiką. Tuo pačiu jis privalo prieš kelionę sumokėti avansą.

Atlygintinos išlaidos:

• kelionėms ir būsto nuomai;
• pragyvenimo išlaidos (dienpinigiai);
• kitos išlaidos, patirtos vadovo nurodymu ar jam leidus, net jei dėl jų nebuvo susitarta iš anksto.

1 pavyzdys

Įmonės apskaitos politikoje numatyta mokėti 45 eurus (3330 rub.) už buvimo komandiruotėje užsienyje dieną ir 700 rublių. - Rusijos Federacijos teritorijoje. Darbuotojas nedirbo 10 dienų: nuo liepos 1 iki 10 d. Pirmąsias 9 dienas jam priklauso 45 x 9=405 eurų (29 965 rublių) išmoka. Dienos grįžimas į Rusiją mokamas 700 rublių. Avanso mokėjimo dieną euro kursas buvo 70 rublių, o patvirtinimo dienąišankstinė ataskaita - 68 rubliai. Apskaičiuokite kelionės išlaidų sumą.

Kadangi darbuotojas kompensaciją gavo prieš kelionę, išduodamų sumų perskaičiavimas bus atliekamas pagal lėšų išdavimo kursą:

• 405 x 70=28 350 rublių – pirmąsias 9 dienas.
• Iš viso sukaupta: 28 350 + 700=29 050 rublių
• Neapmokestinamų mokėjimų norma pagal įstatymą=9 x 2500=22 500 rublių.
• Skirtumas: 29 050 - 22 500=6 550 rublių - nuo šios sumos turėtų būti išskaičiuotas gyventojų pajamų mokestis.

Dokumentacija

Išvykimo į kelionę pagrindas yra raštiškas darbdavio įsakymas – įsakymas. Organizacija gali naudoti vieningą formą Nr. T-9 arba sukurti savo. Dokumente turi būti nurodyta kelionės vieta, data, tikslas, pažymėjimo numeris, darbo užduotis. Tame pačiame akte nustatytas dienpinigių dydis ir kitos ribotos išmokos.

Prieš kelionę darbuotojas turi gauti avansinį mokėjimą, o grįžęs pateikti ataskaitą apie lėšų panaudojimą ir atliktą užduotį. Dokumentui parengti skiriamos trys dienos. Organizacija pati kuria ataskaitos formą. Be dokumento, reikia pridėti visų naudojamų dokumentų originalus.

Jei vadovas priima darbuotojo darbą, tai buh alteris privalo visas išlaidas atspindėti balanse. Neįvykdžius kelionės tikslo, dalis išlaidų gali būti išskaitoma iš darbuotojo pajamų. Jei darbuotojas išleido daugiau pinigų nei gavo iš kasos, tadapasikeitė kelionės išlaidos, turėtumėte sumokėti viršijimą. Neišleista suma turi būti grąžinta į kasą, kitaip likutis bus išskaičiuotas iš darbuotojo pajamų.

Užsienio verslo kelionės

Tarptautinėse kelionėse sienos kirtimo data yra pirmoji komandiruotės į užsienį diena, o vykstant į Rusijos Federaciją mokama pagal vidaus komandiruotėms numatytą tarifą. Skaičiavimai atliekami pagal pasienio institucijų žymas pase.

Jei darbuotojas išvyksta į kelionę į užsienį, jis turės įsigyti priimančiosios šalies valiutą. Šią funkciją organizacija gali prisiimti, vietiniuose teisės aktuose nurodant lėšų mokėjimą užsienio valiuta. Dolerius ir eurus galima išsikeisti bet kuriame šalies banke, skirtingai nuo retesnių nacionalinių vienetų. Į tai reikėtų atsižvelgti rengiant vietos aktus. Jei organizacija yra pasirengusi apmokėti kelionės išlaidas užsienio valiuta, tuomet geriau išsikeisti į dolerį arba eurą.

Tokių sumų apskaita apskaitos registruose vis dar vykdoma rubliais, tačiau atsižvelgiant į šias ypatybes:

• jei išankstinis mokėjimas pervedamas į rublio kortelę, tada suma turi būti skaičiuojama pagal mokėjimo datos valiutos kursą;
• jei atsiskaitoma grynaisiais, tuomet turėtų būti taikomas valiutos pirkimo sertifikate nurodytas rublio konvertavimo kursas.

Dienų skaičius

Tikroji buvimo komandiruotėje trukmė nustatoma pagal kelionės dokumentus, tai yra, bilietus. Jei darbuotojas išvyko į komandiruotę automobiliu, tada paskaičiuokitedienų gali būti įrašyta į atmintinę, kurią jis privalo pateikti grįžęs. Be to, reikia pridėti visus transporto naudojimą patvirtinančius dokumentus (važtaraščius, sąskaitas, kvitus, čekius ir kt.).

Dienos kelionės

Teisiškai nėra nustatyto minimalaus verslo kelionės laikotarpio. Vadovo užduotį galima atlikti per vieną dieną. Kaip tokiu atveju galiu susigrąžinti išlaidas? Komandiruotės dokumentavimo procesas nepriklauso nuo jos trukmės. Buh alterija turi surašyti įsakymą, įrašyti žymą darbo laiko apskaitos žiniaraštyje ir išduoti darbuotojui avansą. Grįžęs jis privalo pranešti apie patirtas išlaidas, o skirtumą grąžinti į organizacijos kasą. Dienpinigių už trumpas keliones nėra. Tačiau palikti darbuotoją be pinigų nėra gera idėja. Tokiu atveju darbdavys gali jam sumokėti tam tikrą sumą, pavyzdžiui, 50% mokėtinos kompensacijos per dieną. Ši kompensacija neapmokestinama.

NVS šalys

Į keliones į NVS šalis atsižvelgiama atskirai. Kadangi kertant sieną antspaudo pase nėra, laikotarpis nustatomas pagal kelionės dokumentus. Išvykimo diena yra transporto priemonės išvykimo data, o atvykimo diena – diena, kai patenka transporto priemonės atvykimo į gimtąjį miestą laikas. Išmokos dydį nustato darbdavys. Neapmokestinamos kompensacijos sumos išlieka tos pačios – 700 ir 2500 rublių. Vėlavimas kelyje apmokamas vadovo sprendimu, jei yra priverstinio faktą patvirtinančių dokumentųvėluoja.

2 pavyzdys

Darbuotojas išvyksta į komandiruotę 3 dienoms.

• 10.08.17 22:10 darbuotojas išvyko traukiniu į Astaną.
• 11.08.17 11:00 traukinys atvyko į Astaną. Tai yra, darbuotojas sieną kirto jau 17.08.11.
• 11.08 ir 12.07 darbuotojas budėjo.
• 12.08 – traukinys į Rusiją išvyko 15:05.
• 12.08 23:40 traukinys atvyko į Rusiją. Tai yra, darbuotojas sieną kirto jau 17.08.12.

Rusijos Federacijoje 700 rublių dienpinigiai buvo sukaupti rugpjūčio 10 ir 12 d. Už rugpjūčio 11 d. turėtų būti sukaupta 2500 rublių įmoka. Iš viso už komandiruotės laikotarpį darbuotojas gaus: 700 x 2 + 2500=3900 rublių

Operacijos BU

Kelionės išlaidų apskaita 2018 metais, kaip ir iki šiol, vykdoma pagal avanso ataskaitą. Išlaidų sumos atsispindi sąnaudų apskaitos sąskaitose, nes komandiruotė yra komandiruotė.

Būtina kelionės sąlyga – išankstinis avanso išdavimas. Buh alteris gali išduoti lėšas iš kasos arba pervesti į banko kortelę. Avansas skaičiuojamas pagal kelionės trukmę ir apytiksles komandiruotės išlaidas. BU ši operacija atliekama taip:

• Dt 71 Ct 50 - apskaitinių sumų išrašymas iš kasos.
• Dt 71 Ct 51 - atsiskaitomų sumų pervedimas į kortelę.

Tolimesnis kelionės išlaidų skelbimas priklauso nuo kelionės tikslo. Išlaidos bus įtrauktos į padalinio, kurio problemos yra nukreiptos, sąnaudų apskaitą.nuspręsti darbuotojas. Pavyzdžiui:

• Dt 20 Kt 71 - darbuotojas buvo išsiųstas į kelionę atlikti darbo su klientu.
• Dt 44 Kt 71 - kelionė susijusi su prekių pardavimu.
• Dt 08 Ct 71 – darbuotojas vyksta į komandiruotę, kad užbaigtų turto pardavimo sandorį.
• Dt 28 Kt 71 – verslo kelionių poreikis grąžinti nekokybiškus gaminius.
• Dt 19 Kt 71 - avansinių sumų PVM apskaita.
• Dt 68 Ct 19 – mokesčių išskaitymas sąskaitoje faktūroje.

Neišleistų lėšų grąžinimas atsispindi šiose operacijose:

• Dt 50 Kt 71 – išankstinis mokėjimas į kasą.
• Dt 51 Kt 71 - lėšų likučio įnešimas į einamąją sąskaitą.
• Dt 70 Kt 71 – avanso likučio išskaitymas iš darbo užmokesčio.

Sumą galite pasilikti tik tuo atveju, jei praėjo daugiau nei mėnuo ir darbuotojas šiai operacijai neprieštarauja. Priešingu atveju darbdavys turės kreiptis į teismą.

UST, socialinės įmokos ir kiti mokesčiai

Pagal federalinį įstatymą Nr. 216 „Dėl Rusijos Federacijos mokesčių kodekso pakeitimo“nuo 2008-01-01 kompensuojamos kelionės išlaidos, viršijančios 700 rublių. ir 2500 rublių. už kiekvieną buvimo komandiruotėje Rusijos Federacijos teritorijoje ir užsienyje dieną jie apmokestinami gyventojų pajamų mokesčiu, UST ir socialinėmis įmokomis. Darbdavys pats nustato kompensacijos išmokų dydį. Nepriklausomai nuo jų dydžio, pajamų mokesčio bazė mažinama faktiškai sumokėta kompensacija.

Mokesčių tikslais į organizacijos išlaidas įeina:

• Darbuotojo kelionė įabi pusės.
• Būsto nuoma, įskaitant papildomas paslaugas viešbutyje (išskyrus paslaugų kainą baruose, kambaryje, už naudojimąsi sveikatingumo paslaugomis).
• Vizų išdavimas ir išdavimas.
• Transporto priemonės įvažiavimas.

Skaičiavimo ypatybės

Darbuotojas neprivalo pranešti, kur panaudojo dienpinigius. Tačiau Federalinė mokesčių tarnyba gali patikrinti, ar teisingai apskaičiuota suma, pagrįsta kelionės trukme. Tai gali būti dokumentai, patvirtinantys kelionę, apgyvendinimą arba kelionės dokumentas.

Komandiruotės metu gali būti išlaidų, dėl kurių nebuvo susitarta iš anksto. Pavyzdžiui, bagažo pakavimo kaina. Šias išlaidas kompensuoti leidžiama tik tuo atveju, jei jų kompensavimo galimybė yra nurodyta vietos akte ir yra įrodymų, kad operacija buvo atlikta gamybiniais tikslais. Tai yra, reikėjo supakuoti dokumentus, organizacijos turtą. Priešingu atveju tokios išlaidos turės būti priskirtos darbuotojo pajamoms su vėliau išskaičiuojamu gyventojų pajamų mokesčiu.

Maitinimo išlaidų kompensavimas nesusijęs su verslo kelionėmis. Suprantama, kad darbuotojas šias išlaidas kompensuoja savarankiškai dienpinigių dydžiu. Tačiau vadovybė vietiniais aktais gali papildomai prie dienpinigių numatyti išlaidas už maistą ir iš šių sumų išskaičiuoti gyventojų pajamų mokestį. Jei į apgyvendinimo viešbutyje, skrydžio ar kelionės kainą įskaičiuotos maisto išlaidos, mokestis nėra išskaičiuojamas.

Situaciją, kai kelionę inicijuoja užsakiusi organizacija, svarstysime atskirai. Labai dažnai šalys sutariakompensacija bus pagrįsta faktinėmis išlaidomis. Tačiau organizacija į komandiruotę gali siųsti tik savo darbuotojus. Ir tokiu atveju klientas nelaiko apskaitos išlaidų, nes tai yra laikoma apmokėjimu už kitos organizacijos (vykdytojo) paslaugas. Tokiu atveju įmonių sutartyje turėtų būti nurodyta, kad tokių išlaidų kompensavimas bus įskaičiuotas į prekės kainą, taip pat nurodyti reikalavimai dokumentams ir jų pateikimo terminai. Kelionės bilietų ir kitų patikrinimų atveju klientas gali patikrinti tik išlaidų apskaičiavimo teisingumą. Jei rangovas taiko bendrą mokesčių sistemą, paslaugų kaina yra apmokestinama PVM. Jei klientas yra užsienio įmonė, mokesčiai negrąžinami.

Išvada

Jei darbuotojas siunčiamas į komandiruotę, jam turėtų būti kompensuojamos kelionės išlaidos. Dienpinigius nustato darbdavys ir jie nustatomi vietos įstatymais. Dienpinigiai mokami už kiekvieną komandiruotės dieną, įskaitant poilsio, švenčių dienas. Prieš kelionę darbuotojas turi sukaupti ir sumokėti avansą. Jis atsiskaito apie visas atskaitomas sumas po kelionės. Nepanaudotos sumos turi būti grąžinamos į kasą, o perteklinės išlaidos turi būti kompensuojamos darbuotojui iškart po kelionės ataskaitos patvirtinimo.