Pirkimų skyriaus tikslai ir pareigos

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kam mums reikalingas pirkimų skyrius? Kiekvienoje organizacijoje šis skyrius yra vienaip ar kitaip atstovaujamas. O jo darbas tiesiogiai veikia visos organizacijos efektyvumą. Pažiūrėkime atidžiau, kaip skyriaus darbas įtakoja organizacijos rezultatus.

Skyriaus tikslai

Pirkimų skyrius yra skyrius, kurio specializacija yra prekių pirkimas iš tiekėjo įmonei palankiausiomis sąlygomis.

Skyriaus darbas turi tiesioginės įtakos visai įmonės veiklai. Už asortimentą, pardavimą, sandėlių pilnumą, reikalingų prekių prieinamumą, efektyvų apyvartinių lėšų panaudojimą.

Pirkimo tikslai gali būti reitinguojami pagal visuotinius įmonės tikslus, tačiau bendras sąrašas dažnai atrodo maždaug taip:

• nustatyti įmonės poreikį tam tikram produktui;
• pirkite prekes už geriausią įmanomą kainą;
• skatinti didelę apyvartą;
• sudaryti sąlygas gauti prekes laiku;



• įvertinkgaminio kokybę ir pirkite aukščiausios kokybės;
• palaikyti santykius su tiekėju ar tiekėjais;
• efektyviai dirbkite su likusia įmonės dalimi;
• Efektyviai sekite įsigytas prekes;
• stebėkite apyvartą ir gaukite maksimalią naudą įmonei.

Pagrindinės funkcijos

Skirtingose organizacijose pirkimų skyriaus funkcijos gali labai skirtis viena nuo kitos. Tačiau yra funkcijų ir pareigų, kurios apibūdins skyrių beveik kiekvienoje įmonėje:

• Tiekėjų rinkos stebėjimas;
• prekių prieinamumo sandėlyje stebėjimas;
• savalaikis asortimento papildymas;
• ieškokite geriausių tiekėjų ir kainų;
• derybos su tiekėjais;
• prekių pristatymo ir krovinių gabenimo kontrolė;



• prekių gavimas;
• perkamų prekių kokybės kontrolė;
• skundus, jei reikia.

Papildomos pirkimų skyriaus funkcijos, kurių organizacijoje gali būti arba nebūti – priklausomai nuo jos specifikos ir struktūros:

• asortimento valdymas;
• informacijos apie konkurentus rinkimas;
• tiekėjų įtraukimas į rinkodaros organizaciją.

Struktūra

Pirkimų skyriaus struktūra kuriama atsižvelgiant į:

• organizacijos dydis;
• pramonės;
• asortimento vienetų skaičius apyvartoje;
• tiekėjų skaičius;
• jų geografinė padėtis.

Priklausomai nuo organizacijos tipo, pirkimo skyrius gali būti valdomas centralizuotai arba regioniniu mastu.

Paprastai tai yra matricinė struktūra, kurią sudaro pirkimų skyriaus vadovas (vadovas, direktorius) ir pirkimų vadovai (specialistai).

Vidutinis prekių ar kategorijų skaičius vienam vadovui yra apie 7, tačiau jis gali skirtis priklausomai nuo gamybos apimties arba apyvartos.

Skyriaus ir jo darbuotojų pareigos

Tam, kad pirkimų skyrius veiktų efektyviai, būtinas aiškus pirkimų skyriaus pareigų paskirstymas tarp darbuotojų.

Pagrindinė skyriaus vedėjo pareiga – užtikrinti reikiamų prekių tiekimo tęstinumą ir stabilumą, optimizuojant skyriaus darbą ir koordinuojant darbuotojų veiklą. Taip pat pirkimo vadovas turi turėti supratimą apie visas sudarytas sutartis ir kategorijas, kad galėtų organizuoti ir tęsti efektyvų skyriaus darbą net ir nesant nė vieno iš darbuotojų.

Pirkimų vadybininkų ar paprastų skyriaus specialistų pareigos apima prekių tiekimo organizavimą, krovinių gabenimo sekimą, atsiskaitymo už pirktas partijas kontrolę, pirkimų planavimą.

Veiksmingas modelis bus toks, kai kiekvienas pirkėjas turi savo atsakomybės sritį, kurią sudaro straipsnių arba produktų kategorijų sąrašas.

Reikalavimai darbuotojams

Atsižvelgdami į darbuotojų pareigas ir skyriaus funkcijas, galite sudaryti reikalavimų sąrašąidealus kandidatas į pirkėjo poziciją.

Pirkimų skyriaus darbuotojai turėtų atitinkamai turėti šiuos įgūdžius, žinias ir asmenines savybes:

• Gebėjimas analizuoti informaciją. Tiekėjo pasirinkimas turėtų būti grindžiamas daugeliu kriterijų. Tai geriausia kaina ir geografinis pranašumas bei tiekėjo įmonės ir jūsų organizacijos logistikos suderinimas.
• Kainodaros principų išmanymas.
• Žinios apie viešųjų pirkimų teisinę bazę.
• Gebėjimas rengti ir sudaryti sutartis.
• Gebėjimas derėtis. Kartais labai svarbu su tiekėju sudaryti individualias sąlygas jūsų įmonei. Tiekėjo kainos sumažinimas arba tiekėjo išteklių panaudojimas reklamoms, konkrečių gaminių darbuotojų mokymams, produktų įmokoms ir atidėto mokėjimo sistemoms gali būti geras konkurencinis pranašumas tarp panašių įmonių.
• Gebėjimas palaikyti verslo santykius.
• Gebėjimas planuoti savo veiklą.

Pirkėjų ir pirkimo vadybininko motyvacija

Pirkimų skyriaus motyvavimo sistema turėtų būti sukurta taip, kad darbuotojas dirbtų maksimaliai efektyviai. Tačiau tuo pat metu neturėtų būti keliami prieštaringi reikalavimai ir reikalavimai, viršijantys darbuotojo galimybes.

Norėdami įgyvendinti mėnesinę motyvavimo sistemą, jums reikia:

• Sukurkite skyriaus KPI modelį. Tai tokie rodikliai kaip pirkimų plano įvykdymas, apyvartos rodiklis, pardavimų pelningumasprekės, pasenusių prekių buvimas ir nebuvimas.
• Sukurkite kiekvieno darbuotojo pagrindinių veiklos rodiklių modelį, pagrįstą tokiais kriterijais kaip organizacijos kainų delta, palyginti su konkurentais, reikiamo produkto prieinamumas, perkamo produkto kokybė, naujų prekių ženklų pristatymas į rinką, individualus tiekėjų sąlygos ir kt.
• Pagal KPI modelį apskaičiuojama priemoka. Be to, bus veiksminga mokėti priedą, susidedantį iš dviejų dalių: priemokos už skyriaus darbą ir priemokos už asmeninį planų įvykdymą.

Tuo pačiu metu kiekvienas KPI kriterijus turi turėti tokias savybes kaip:

• išmatuojamas;
• skaidrumas;
• planavimo kriterijus turėtų būti sukurtas atsižvelgiant į rinkos tendencijas.

Tai yra, pirkėjas, jei pageidauja, gali savarankiškai apskaičiuoti savo priemokos sumą.

Skyriaus vadovo premija gali būti grindžiama viso skyriaus rodikliais, taip pat apima kiekvieno darbuotojo veiklos rodiklius atskirai.

Tuo pačiu metu eilinio pirkimų skyriaus darbuotojo premija turėtų sudaryti apie 50% viso atlyginimo, o skyriaus vadovo - apie 30-40%. Likusi dalis – atlyginimas, nes ne visus padalinių veiklos rodiklius galima susieti su konkretaus darbuotojo veikla.

Ar už pardavimą atsakingas pirkėjas

Pirkimų skyriaus KPI skaičiavimuose galite naudoti tokį kriterijų kaip įsigytų prekių apyvarta – pardavimų ir jos turto santykis.

Atrodo, kad pirkėjas turėtųužsiima tik prekių pirkimu, tačiau vis tiek perkamų prekių kokybė, kainos patrauklumas galutiniam vartotojui ar įmonės klientui reikšmingai įtakoja pardavimo plano įgyvendinimą.

Todėl pardavimų kiekis ir kokybė pusė priklauso nuo gerai vykdomų pirkimų.

Pirkimų skyriaus vieta organizacijos struktūroje

Užduotys, kurias sprendžia pirkimų skyrius, atsižvelgiant į šiuolaikines rinkodaros tendencijas, turėtų būti sprendžiamos tokia tvarka:

• Pirma, sukuriama pardavimo strategija (gatavas produktas arba įsigytos prekės).
• Tada, jei įmonėje yra pirkimo skyrius, sprendžiamas gamybos strategijos klausimas.
• Ir tik tada sukuriama būtinų prekių, žaliavų ar komponentų pirkimo strategija.

Pirkimų vadovas dažnai atsiskaito tiesiogiai įmonės generaliniam direktoriui.

Be to, turi būti veiksmingas bendravimas tarp pirkimų skyriaus ir rinkodaros bei pardavimo skyriaus. Be to daugelis pastangų sukurti pirkimo skyrių, pagerinti jo struktūrą ir motyvaciją liks be tinkamo rezultato.

Jei ūkyje ar organizacijoje įdiegta kategorijų valdymo sistema, pirkėjas turi dirbti kartu su kategorijos vadovu. Kartu būtina atriboti kiekvieno specialisto atsakomybės sritį, kad motyvavimo sistema išliktų skaidri ir visiems suprantama.