Kolektyviniai sprendimų priėmimo metodai valdyme: pagrindiniai etapai ir pavyzdžiai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Sprendimų priėmimas vadovui yra nuolatinis ir gana atsakingas darbas. Tai atliekama pažodžiui visuose bet kokio lygio lyderių veiksmuose, padedant suformuluoti tikslus ir juos pasiekti.

Sprendimus priima ne tik vadovas. Tai paliečia organizacijos darbuotojus, o kartais ir visą komandą. Štai kodėl sėkmei labai svarbu suprasti tokių veiksmų pobūdį ir esmę, kuri leis pasisekti valdymo srityje.

Kad sprendimas būtų priimtas kuo efektyviau, vadovas turėtų atsižvelgti į daugybę faktorių. Tai bus pasiekta naudojant tikslines daugiafunkcines komandas, kurių nariai turi būti atrenkami iš įvairių organizacijos lygių ir skyrių.

Kolektyvinio priėmimo metodaisprendimai yra veiksmingiausias mąstymo būdas. Juk jų naudojimas leidžia drąsiai kalbėti apie maksimalų gauto ekspertinio vertinimo objektyvumą. Taip nutinka dėl reprezentatyvaus ir plataus spektro specialistų įtraukimo.

Grupinių sprendimų privalumai

Panagrinėkime kolektyvinių metodų privalumus ir trūkumus. Jų pranašumai yra tokie:

1. Gauti daugiau informacijos. Kai grupė dalyvauja sprendimų priėmimo procese, remiantis kiekvieno į ją įtraukto specialisto įgyta patirtimi, galima pastebėti įvairių požiūrių. Tai tampa neįmanoma vienam asmeniui.
2. Kelių parinkčių kūrimas. Dėl to, kad grupė naudojasi dideliu informacijos kiekiu, diskutuojama dėl daugelio požiūrių. Šis kolektyvinių sprendimų priėmimo metodų pranašumas ypač išryškėja tais atvejais, kai komanda surenkama iš skirtingų specialybių atstovų. Pasiūlymų ir minčių gausa veda prie naudingesnių variantų nei kiekvieno darbuotojo darbo atveju.
3. Didžiausia tikimybė, kad komanda patvirtins sprendimus. Dažnai atsitinka taip, kad įmonė nepasiekia savo tikslo. Taip nutinka dėl to, kad darbuotojai nesutinka įgyvendinti jiems pateiktą sprendimą. Tačiau jei jį priimant dalyvaus tiesioginis vykdytojas, tai ateityje jis tikrai pradės jį įgyvendinti ir užtikrins, kad tą darytų ir jo kolegos.
4. Puikus teisėtumas. Kolektyviniai sprendimų priėmimo metodai atitinka visuomenės demokratinius idealus. Būtent todėl grupės išsakyta nuomonė daugelio žmonių suvokiama kaip turinti didesnę teisinę galią. Apsispręsimas, priimtas paties, o tuo labiau – visą valdžią turinčio žmogaus, dažnai suvokiamas kaip despotiškas ir diktatoriškas.

Grupinių metodų trūkumai

Ką galima priskirti komandinio darbo trūkumams? Tarp jų:

1. Didelis laiko švaistymas. Nepavyko greitai surinkti grupės. Taip pat reikia laiko, kol darbuotojų komanda sukurs vieną sprendimą. Toks trūkumas neapima vieno asmens veiksmų.
2. Mažumos valdžia. Suburtos grupės nariai niekada neturės tos pačios pozicijos. Jie skirsis vieni nuo kitų savo statusu organizacijoje, darbo patirtimi, problemos išmanymu, gebėjimu reikšti savo nuomonę ir idėjas, taip pat asmeniniu pasitikėjimu. Tokia įtaka neabejotinai lems tai, kad vienas ar keli grupės nariai pradės naudotis savo pranašumu ir „spaus“kitus. Dėl to dominuojanti mažuma gali daryti įtaką priimant galutinę versiją.
3. Grupės spaudimas. Sprendimų priėmimo procese dauguma komandos narių nori būti „kaip visi“. Tai vyksta suformuotos komandos įtakoje. Tai veda prie reiškinio, vadinamo šabloniniu arba grupiniu mąstymu, atsiradimą. Tokiu atveju žmogus arba visai neturi savo nuomonės, arba atsisako jos daugumos nuomonei. Šablinis mąstymas yra savotiškaspateikimo forma. Jai būdami komandos nariai atsisakys nepopuliarių ar nestandartinių požiūrių tik tam, kad susidarytų įspūdį, kad pritaria daugumai. Visa tai neigiamai veikia grupės sprendimų efektyvumą.
4. Trūksta aiškaus atsakomybės pasidalijimo. Visi grupės nariai yra atsakingi už priimtą sprendimą. Bet su kuo prašyti galutinio rezultato? Kai priimamas vienas sprendimas, atsakymas į šį klausimą yra akivaizdus. Tačiau niekas neatsako už grupės darbo rezultatus.

Komandos pasirinkimas

Pirmajame kolektyvinių sprendimų priėmimo metodų valdymo valdymo etape būtina sukurti darbo komandą. Paprastai tai yra laikina komanda, kurioje yra ir vadovai, ir atlikėjai. Tokia komanda yra tikslinė darbuotojų asociacija, kuri peržengia įmonės organizacinę struktūrą.

Tarp išskirtinių grupės, sukurtos valdymo sprendimui priimti, savybių galima išskirti:

1. Paskirstyti lyderystę tarp narių.
2. Turi vienas kitą papildančių įgūdžių ir gebėjimų.
3. Asmeninės ir abipusės atsakomybės buvimas.
4. Sukurti produktą, galintį užtikrinti sinergiją.
5. Veiklos efektyvumo vertinimas pagal galutinį rezultatą.
6. Bendras sprendimų priėmimas ir vykdymas.

Komandos vaidmenys

Pagal R. Belbino teoriją, kiekvienoje grupėje, sukurtoje priimti optimalų valdymo sprendimą,Veiksmingiausias komandinis darbas yra įmanomas, kai nariai atlieka šiuos devynis vaidmenis:

1. Idėjų generatorius. Tai žmogus, kurio užduotis yra pateikti naujas strategijas. Tuo pačiu šis komandos narys turės sutelkti dėmesį tik į pagrindines problemas, kurias turi išspręsti grupė. Idėjų generatorius turėtų būti rimtas mąstytojas, individualistas ir tuo pat metu atviras naujoms idėjoms.
2. Išteklių naršyklė. Šis komandos narys turėtų atrasti ir perteikti naujas idėjas ir pokyčius, vykstančius už komandos ribų. Iš prigimties toks žmogus turėtų būti ekstravertas, besidomintis, smalsus ir bendraujantis.
3. Koordinatorius. Šis grupės narys tikrai yra savimi pasitikintis ir brandus žmogus, turintis lyderio savybių. Jos užduotis – apibrėžti bendrus tikslus. Vadovaudamas sprendimų priėmimo procesui, tarpininkas turi sumaniai perduoti įgaliojimus.
4. Motyvatorius. Tai dinamiškas ir stimuliuojantis žmogus. Dirbdamas komandoje jis neturėtų prarasti savitvardos net ir sunkiausioje situacijoje. Motyvatorius turi turėti drąsos ir veržlumo, o tai leis grupei sėkmingai įveikti iškilusias kliūtis.
5. Kritikas. Šio komandos nario užduotis – analizuoti problemas pragmatiniu požiūriu. Gautus pasiūlymus ir idėjas kritikas vertina taip, kad nukreiptų komandą priimti subalansuotą sprendimą. Šis žmogus, kuris komandoje atlieka skeptiko vaidmenį, turi turėti sveiko proto, apdairumo irdiskrecija.
6. Darbinė bitė. Šio komandos nario užduotis – koncepcijas ir planus paversti praktinėmis procedūromis. Kartu dirbanti bitė turi reguliariai ir veiksmingai vykdyti visus prisiimtus įsipareigojimus. Toks žmogus turėtų būti jautrus, švelnus ir socialiai orientuotas. Jam tereikia būti geru diplomatu ir adekvačiai reaguoti į įvairias situacijas bei žmonių veiksmus, taip pat aktyviai dalyvauti formuojant kolektyvo dvasią.
7. Grupės palaikymas. Šį vaidmenį atliekantis žmogus turės palaikyti komandą ir padėti jai sunkiausiose situacijose, padėti sukurti gerą nuotaiką. Grupėje jam paskiriamas diplomato vaidmuo. Iš prigimties jis turi būti ramus ir pasitikintis savimi, taip pat kontroliuoti savo elgesį.
8. Specialistas. Šis komandos narys turi paversti planus realybe. Toks asmuo turėtų būti įsipareigojęs siekti aukštų standartų savo profesinėje srityje, taip pat turėti retų įgūdžių ir žinių.
9. Finalas. Šiam komandos nariui svarbu išlaikyti savo narių atkaklumą, išgelbėti juos nuo klaidų, susijusių ne tik su aktyvumu, bet ir su neveiklumu. Iš prigimties jam svarbu būti stropiam, sąžiningam ir stropiam.

Pereikime prie specifinių kolektyvinio sprendimų priėmimo metodų.

Protų šturmas

Manoma, kad šį metodą išrado senovės vikingai. Tai atsitiko kelionės metu, kai jų laivas pateko į keblią situaciją. Tada susirinko kapitonasdengti visą komandą. Kiekvienas jos narys savo ruožtu pasiūlė savo problemos sprendimą. Be to, pirmieji savo nuomonę išsakė kajutės, o paskutinis – kapitonas. Tokios tvarkos naudojimas leido atmesti vyresniųjų komandos narių autoriteto įtaką jaunesniųjų nuomonei. Tačiau galutinį sprendimą vis tiek turėjo priimti kapitonas.

Smegenų šturmo metodui būdingas lavina primenantis naujų idėjų kėlimas be kritinio jų vertinimo. Šis procesas tęsiamas tol, kol atsiras optimalus sprendimas. Šio metodo užduotis yra sukurti maksimalų variantų skaičių, kaip rasti išeitį iš neapibrėžtos situacijos.

Plačiai paplitusi nuomonė, kad smegenų šturmas yra tam tikras neformalus susitikimas, kurio metu darbuotojai išsako viską, kas jiems šauna į galvą apie esamą problemą. Viena vertus, tai tiesa. Tačiau kadangi smegenų šturmas pirmiausia yra metodas, leidžiantis rasti problemos sprendimą, jis turi savo technologiją, taip pat turi tam tikras taisykles ir etapus. Jų laikymasis gali žymiai padidinti šio metodo efektyvumą ir sukurti efektyviausią bei kokybiškiausią sprendimą.

Protų šturmas apima šešis veiksmus. Pirmasis yra paruošiamasis. Jis reikalingas žmonių atrankai ir jų vaidmenų paskirstymui. Tada išrenkamas lyderis.

Koks yra grupės formavimo principas? Viskas priklausys nuo atliekamos užduoties. Pavyzdžiui, galbūtviso skyriaus, kuris susijęs su konkrečiu klausimu, dalyvavimas. Bet jei į šį etapą einate su visa atsakomybe, tuomet į grupę turėtumėte įtraukti tuos organizacijos darbuotojus, kurie, eidami tarnybines pareigas, turi susidurti su iškilusia problema.

Vienas minčių šturmo pavyzdys yra iššūkis sukurti reklaminės kampanijos idėją kūdikių maisto gamintojui. Šiuo atveju aptarti klausimą būtina kviestis dizainerius ir kūrybininkus bei skyriaus vedėją. Norint dalyvauti komandoje, taip pat reikės reklamos agentūros darbuotojų, kurie turi mažų vaikų. Tikėtina, kad šie darbuotojai patys pirks produktą, o jų idėjos gali būti galutinio produkto kūrimo pagrindas.

Antrasis protų šturmo metodo etapas apima tikslų ir uždavinių nustatymą, kurie ir tapo šio įvykio priežastimi. Čia svarbu kiekvienam komandos nariui išsamiai ir suprantamai paaiškinti esamos problemos esmę. Tai sumažins galimų nesusipratimų skaičių. Komanda turi pateikti kuo daugiau indėlio. Toks veiksmas bus pagrindinis postūmis diskusijos pradžiai.

Trečiame metodo naudojimo etape atliekamas apšilimas. Smegenims jo reikia lygiai taip pat, kaip ir raumenims. Prieš prasidedant pačiai diskusijai, grupė turėtų „svyruoti“. Tokiu atveju lyderis veikia kaip lyderis. Smegenims apšildyti tinka bet koks grupinis žaidimas. Vos kelios minutės ir dalyviai bus tinkamos nuotaikos.

Kitas žingsnis yra pats svarbiausias. Jis suponuojanuolatinis ir aktyvus idėjų generavimas. Galutinio rezultato efektyvumas tiesiogiai priklauso nuo šio etapo. Tuo pačiu metu galima iškelti bet kokias idėjas – fantastiškas, absurdiškas ir net nerealias. Svarbiausia – paties proceso tęstinumas. Informacijos gavimo būdai šiuo atveju gali būti labai skirtingi. Tai yra žodiniai pareiškimai, kuriuos popieriuje turi užfiksuoti vienas asmuo, o kiekvienas dalyvis turi parašyti mintis, kurios bus toliau svarstomos.

Penktame minčių šturmo etape visos idėjos suskirstomos ir įvertinamos. Jų klasifikavime dalyvauja arba visi grupės nariai, arba tik vadovas. Idealiu atveju tai turėtų atlikti atskira darbuotojų komanda. Tačiau tokia metodo taikymo sąlyga nėra privaloma. Apsvarsčius visus pasiūlymus, silpniausi iš jų šalinami. Dėl to išlieka geriausi variantai. Jų skaičius priklauso nuo renginio produktyvumo.

Paskutiniame etape protų mūšio rezultatai pateikiami viešam aptarimui. Šiuo metu grupė turės pereiti nuo fantazijos skrydžio prie racionalaus mąstymo. Būtent todėl tokius darbus rekomenduojama atlikti praėjus kelioms dienoms po įvykio.

Protų šturmo įvairovė

Ši metodika gali būti taikoma naudojant įvairius renginių vedimo būdus. Apsvarstykite įdomiausius iš jų:

1. Vaidmenų žaidimas. Šio metodo esmė slypi tame, kad kiekvienas iš grupės narių privaloišbandykite vieną ar kitą vaizdą. Tai leidžia jam kuo tiksliau pajusti tam tikrą situaciją. Remdamasis vaidmens pozicija, organizacijos darbuotojas aprašo jam į galvą atėjusius pojūčius, idėjas ir mintis. Svarbiausia tuo pačiu metu būti kuo labiau išlaisvintam, dėl kurio netgi galite tapti savo herojais. Tokio tipo minčių šturmo pavyzdys būtų produkto pakuotės kūrimo užduoties užbaigimas. Tokiu atveju komandos nariai turi atlikti prekybos centro pirkėjų vaidmenį.
2. „120 kambarių“. Šis metodas leidžia per gana trumpą laiką sugeneruoti šimtą dvidešimt kūrybinių idėjų. Norėdami tai padaryti, grupės nariai turi įsivaizduoti namą priešais save. Jame yra 120 tuščių kambarių. Komandos užduotis – įeiti į kiekvieną iš jų, pajusti atmosferą ir užpildyti kambarį nauja idėja.
3. Atvirkštinis metodas. Pagrindinis uždavinys šio renginio metu – surasti pačius nesėkmingiausius sprendimus, juos paverčiant priimtiniausiais.

Delphi metodas

Šis kolektyvinių sprendimų priėmimo būdas buvo sukurtas JAV XX amžiaus 50–60 m. Pagrindinis jos uždavinys buvo numatyti tų mokslo raidų, kurias ketinama įgyvendinti ateityje, įtaką karinių operacijų vykdymo metodikai. Šis metodas buvo sukurtas Amerikos strateginiame centre RAND.

Šiandien tai laikomas vienu iš prognozavimo ir planavimo metodų, kuris tampa įmanomas atliekant ekspertinį vertinimą. Pagrindinis jo bruožas yra daugiapakopis, anonimiškumas, taip pat susirašinėjimas. Pagrindinisbūtina sąlyga kuriant šį metodą yra idėja, kad daugelio ekspertų individualių vertinimų apie konkrečią situaciją apibendrinimas ir tinkamas apdorojimas sudarys didžiausią patikimumą ir patikimumą turinčią nuomonę.

Delphi metodo esmė yra rasti būdų, kaip nustatyti optimaliausią problemos sprendimą. Kaip tai atsitinka? Procedūra atliekama naudojant protų šturmą, klausimynus ir interviu. Remiamasi nuomone, kad sukurta nepriklausomų ekspertų komanda rezultatą įvertins ir prognozuos daug geriau nei struktūrizuota paprastų žmonių grupė. Be to, specialistų komanda šiuo atveju gali būti parinkta taip, kad jos nariai vienas apie kitą nežinotų. Taip išvengiama skirtingų nuomonių susidūrimo.

Yra dvi grupės, kurios dalyvauja Delphi metodu. Pirmasis iš jų sukurtas iš ekspertų, kurie išreiškia savo požiūrį į esamą problemą. Antrajai grupei atstovauja analitikai. Jie būtini, kad ekspertų nuomonės būtų sujungtos į vieną bendrą vardiklį.

Pats metodas apima kelis veiksmus:

1. Pirmasis iš jų – ekspertų grupės narių atranka. Paprastai tai yra 20 žmonių.
2. Antrame etape suformuluojama problema. Ekspertai, gavę pagrindinį klausimą, suskirsto jį į keletą mažų. Šiame etape analitikų užduotis yra sudaryti klausimyną. Be to, jis pateikiamas ekspertams, kurie siūlo savo būdus, kaip išeitiesamą situaciją, taip pat ištirti išteklių prieinamumą ir pateiktų problemos sprendimo būdų aktualumą. Analitikai atsižvelgia į ekspertų nuomones ir stengiasi jas kuo labiau priartinti. Šie veiksmai kartojami vėl ir vėl, kol pasiekiamas sutarimas.
3. Trečias etapas yra analitinis. Čia vėlgi tikrinamas ekspertų išvadų nuoseklumas, išanalizuojamos išvados, rengiamos galutinės rekomendacijos.

Taigi, šis metodas yra apklausos metodas, kurio procedūra yra daugiapakopė. Po kiekvieno turo gautus duomenis galutinai sutvarko analitikai, o apie šio darbo rezultatus praneša ekspertams, nurodant balus.

Pirmajame apklausos metodo etape komandos nariai nenurodo savo gyvenimo aprašymų priežasčių. Antrame ture tai jau yra, jei ekspertas nepakeis savo vertinimo.

Morfologinis metodas

Sprendimų priėmimo procesas, kai naudojamas šis metodas, yra esamos problemos išskaidymas į jos komponentus. Po to jie suskirstomi į įgyvendinimo būdus. Tolesnis darbas atliekamas sudarant visus galimus derinius. Perspektyviausiam iš jų formuojamas projektas.

Analogijų metodas

Šio kolektyvinių sprendimų priėmimo būdo esmė – bandyti išspręsti esamą problemą pasitelkiant idėjas, kylančias kitose mokslo ir gyvenimo srityse.

Per tam tikrą laikotarpį šis metodasAlternatyvų pasirinkimas buvo priimtas taip sėkmingai, kad tapo pagrindu naujo mokslo – sinektikos – atsiradimui. Šio metodo taikymo veiksmai yra tokie:

• Išskirkite sunkumo priežastį.
• Riboja jo išraiška, kurią suvokia kitų sričių specialistai.
• Tikslo ir objektyvių apribojimų aprašymas.
• Išskirti mokslo ar gyvenimo sritį, kurioje gali būti artimų sprendimų.
• Pasirinktos veiklos srities specialistų komandos parinkimas.
• Organizuoti ir vesti protų šturmo sesijas.
• Gauto sprendinių interpretacijos.
• Veiksmingiausių ir įgyvendinamiausių pasiūlymų pasirinkimas.

Tarpinės peržiūros metodas

Kai kurie vadovybės sprendimai turi būti priimti organizacijos ekonominės plėtros prognozavimo ir planavimo srityje. Šių užduočių įgyvendinimas yra sudėtingas, kelių etapų procesas. Tai apima įvairių mokslinių, techninių ir socialinių bei ekonominių problemų sprendimą. Tuo pačiu metu įvairūs prognozavimo ir planavimo metodai randa savo pritaikymą. Labiausiai paplitę iš jų yra intuityvūs metodai, pagrįsti loginio mąstymo naudojimu.

Tai apima ekspertų vertinimų metodą. Tai daroma naudojant intuityvų-loginį specialisto mąstymą. Kartu tai derinama su kiekybiniais gautų rezultatų vertinimo, taip pat apdorojimo metodais. Naudojant šį metodą, prognozė grindžiama specialistų komandos nuomoneprofesinė, praktinė ir mokslinė patirtis.