Organizaciniai procesai: tipai, etapai, tikslai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Organizaciniai procesai – tai darbų atlikimo pagal planą procesas, kuris suskirstytas į tris etapus. Darbų pasiskirstymas, grupavimas į atskirus blokus (skyrius, sektorius) ir atskirų grupių koordinavimas.

Trys proceso pavyzdžiai

Galima išskirti šiuos proceso paskirstymo pavyzdžius:

• Darbų padalijimas į atskirus etapus. Tokiu atveju individualiam darbuotojui pagal jo kvalifikaciją, įgūdžius ir patirtį priskiriami skirtingi darbai.
• Grupės darbas į atskirus blokus. Atskiri blokai – tai sektorius, skyrius ar padalinys, kuriame tos pačios kvalifikacijos darbuotojų grupė dirba prie konkretaus projekto. Su šiuo padalijimu darbas atliekamas greičiau.
• Darbo koordinavimas – tai konfliktų sprendimas ir mechanizmo jų išvengimui kūrimas.

Apdorojimo žingsniai

Organizacinį procesą galima suskirstyti į kelis etapus:

• Darbų pasidalijimas.
• Užduočių grupavimas.
• Darbų koordinavimas.

Tačiau galima atpažinti daug daugiau. Tai priklauso nuo organizacijos ir josveikla.

Darbų pasidalijimas

Pirmas žingsnis organizaciniame procese, paskirstant darbą tarp darbuotojų pagal jų kvalifikaciją ir įgūdžius. Tuo pačiu vadovybė turi užtikrinti, kad atskiras darbuotojas neatliktų daugiau ar mažiau darbo nei jo kolegos. Paskirstymo principas grindžiamas gebėjimu paskirstyti darbuotojų darbo laiką. Ir taip pat, kad jie atlieka tik tą darbą, kurį išmano geriausiai.

Tai sumažins perėjimo tarp operacijų laiką, sumažins mokymą (nes darbuotojai daro tik tai, ką jau žino). Taip pat tobulinama įranga ir įrankiai. Kyla šios specializacijos pavojus – darbo monotonija. Tai atima iš darbuotojo kūrybinius įgūdžius ir jų pasireiškimą darbo metu. Norėdami to išvengti, vadovai dažniausiai naudoja du būdus

1. Darbuotojo veiklos srities išplėtimas.
2. Darbo praturtinimas.

Veiklos lauko išplėtimas – tai galimybė darbuotojui derinti ir vienu metu atlikti kelis savo pasirinktus darbus. Tai taip pat gali išplėsti atliekamų užduočių skaičių. Darbo praturtinimas – tai nepriklausomos darbo eigos kontrolės suteikimas darbuotojui.

Tinkamas užduočių grupavimas tolesniam vykdymui

Įmonės organizacinių procesų etapas apima įvairių blokų (padalinių ir sektorių), atsakingų už atskiras užduotis, sukūrimą. Taip pasiekiamas maksimalus sprendimo efektyvumas ir greitis.vienokios ar kitokios problemos. Paprastai tie, kurie dirba tą patį darbą, yra sujungti į vieną skyrių.

Taip darbas paskirstomas mažose organizacijose.

Tokios organizacijos skirsto gamybos padalinius pagal jų funkcines charakteristikas. Tai yra, pagal atliekamo darbo tipą. Kiekvienas atskiro skyriaus viceprezidentas yra atsakingas už tam tikras įmonės veiklas – pardavimą ir rinkodarą, transportavimo veiklą ir finansines operacijas. Be to, kai kuriuos segmentus galima suskirstyti į dar 2–3 skyrius.

Ši diagrama rodo padalijimą didelėse organizacijose.

Viceprezidento lygius sudaro įmonės gamybos tipas. Žemutinį lygį formuoja geopolitinė padėtis. Paskutinis lygis organizuojamas pagal vienos iš krypčių veiklos tipą. Tai yra pagrindiniai organizacinių procesų tipai. Supaprastinta, atrodo kaip diagramoje.

Darbo kontrolė

Organizacijų darbo koordinavimas leidžia kontroliuoti ir nukreipti darbuotojus tinkama linkme ankstesniuose etapuose. Tai daroma siekiant užtikrinti, kad darbai būtų atlikti teisingai, laiku ir pagal planą. Koordinavimas gali būti atliekamas per komandų grandinę. Yra ir kitas tipas – vertikalus. Čia valdymas yra padalintas į atskiras nuorodas, kylančias viena virš kitos.

Pavyzdžiui, vadovas kontroliuoja paprastus darbuotojus. O jo darbą prižiūri aukštesnė vadovybė. Kuo didesnis kiekisdarbuotojų, tuo mažiau vadovų reikia, dėl to informacija vadovybę pasiekia greičiau. Tačiau su mažiau darbuotojų prezidentui teks spręsti daugiau konfliktų darbo vietoje.

Yra ir kitas koordinavimo būdas – rinkos, efektyviausias ir stipriausias. Rinka yra puikus abipusės pagalbos vertikaliojo koordinavimo srityje pavyzdys. Tam nereikia aukštesnės centralizuotos lyderystės, rinka yra galingiausia gamintojui ir vartotojui. Kai kurioms įmonėms rinka yra pelningiausias koordinavimo būdas.

Kuo šis darbas skiriasi nuo kitų?

Organizacijos plėtra yra veiklos rūšis, kuri turėtų supaprastinti gamybos ir valdymo procesus įmonėse. Jo koncepcija atsirado ant psichologijos ir sociologijos pagrindų, kurie turėjo praktiškai išspręsti kilusius konfliktus. Šį terminą 1946–1949 metais įvedė Robertas Blake'as. ESSO Corporation (šiuo metu Exxon).

Pagrindinis šio proceso skirtumas nuo kitų darbo su darbuotojais tipų yra tas, kad organizacija yra laikoma visuma, su visais sąveikaujančiais elementais. Sisteminis požiūris susideda iš funkcinių, struktūrinių, techninių ir asmeninių santykių organizacijoje svarstymo sekos. Be to, tokio pobūdžio darbo programos susideda iš veikimo ir su tuo susijusių problemų analizės.

Tokių sprendimų tikslas – padidinti gamybos efektyvumą. Organizacijos plėtros koncepcija buvo sukurta tam, kad įmonė galėtųaktyviai ir nuolat vystėsi. Todėl jo pavadinime yra žodis „plėtra“. Ir augimas vyks ne „šokų“ar „impulsų“, o vidinių resursų sąskaita. Ką pirmiausia stengiasi pasiekti organizacijos plėtros specialistai?

Visų pirma, pusiausvyra tarp išleistų išteklių ir parduotų produktų, taip pat šių prekių atsipirkimo. Taip pat įmonės plėtra, jos augimas ir komandos sanglauda organizacijoje. Šių specialistų darbo rezultatai yra tokie:

• komandos ar personalo pasirengimas vietiniams ar visuotiniams pokyčiams;
• pozityvus darbuotojų požiūris vieni į kitus, taip pat tarpusavio pagalbos plėtojimas;
• įmonės organizacinių ir funkcinių struktūrų optimizavimas;
• pasiekti bendrą pasitenkinimą darbu visoje įmonėje.

Tokio specialisto darbas yra labai sudėtingas ir, kaip minėta aukščiau, pagrįstas psichologija ir sociologija. Taip pat po šių žmonių darbo vadovai mato pagerėjusią produktų kokybę, didesnį produktyvumą, organizacijos pozicijų stiprėjimą rinkoje, darbuotojų praradimo mažinimą, pajamų didėjimą ir kt.

Pagrindiniai etapai, kuriuos pereina organizacijos augimo specialistai

Organizacijos augimas yra nuolatinis procesas, padalintas į kelis etapus.

• Pirmajame etape specialistas ir vadovybė suvokia, kad būtina keisti įmonę įvairiose struktūrose. Šis suvokimas gali ateiti tuosemomentai, kai darbuotojai pastebi komplikacijas įmonės darbe. Taip pat svarbu, kad visi norėtų pakeisti įmonę.
• Antrame etape, suvokus ir atsiradus norui spręsti problemas ir pakeisti įmonę į gerąją pusę, specialistas pradeda darbą. Kai kurios problemos sprendžiamos, būtent kuriama darbo santykių sistema, siekiant atlikti organizacinius pokyčius.
• Trečiame etape, kai specialistas gali įsiskverbti į įmonę, jis pradeda rinkti informaciją apie jį. Tai labai svarbi veikla ir atliekama griežtai pagal specialią specialisto techniką. Net jei įmonė turi daug informacijos, ji ne visada gali tiksliai nustatyti aiškias organizacines problemas.
• Ketvirtajame etape, surinkus pakankamai informacijos, ją reikės išanalizuoti ir ištirti. Šis etapas taip pat gali būti vadinamas diagnostine. Specialistas turi nustatyti „diagnozę“ir pradėti „gydymą“, taip pat įgyvendinti organizacinius pakeitimus.
• Penktame etape specialistas supras visas problemas, jam reikia parengti jų pašalinimo ir tolesnio išvengimo planą. Šiuo atžvilgiu jis naudoja savo specialias technikas. Sudaręs planą, jis turi būti įvykdytas. Specialistas turėtų prižiūrėti plano įgyvendinimą.
• Šeštas etapas, tai paskutinis. Organizacijai pasikeitus į gerąją pusę specialisto poreikis išnyksta. Kartais pasitaiko atvejų, kai įmonės priklausomybė nuo specialisto tampa per didelė, be jo ji negali funkcionuoti. Šios problemos taip pat yraišsprendė specialistas.

Organizacijos augimo svarba

Besivystančioje įmonėje arba įmonėje, kuri yra ant bankroto slenksčio, turite susipažinti su šia koncepcija. Ir pageidautina samdyti specialistą. Jo darbas kainuos pinigus, bet pokyčiai, kuriuos jis atliks įmonėje, bus neįkainojami.