Projektų valdymas – kas tai? Už ir prieš

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-17 19:00

Projektų valdymas yra neatsiejama šiuolaikinės Rusijos valdymo sistemos dalis. Daugelis šalies ir užsienio įmonių projektų valdymą naudoja siekdamos gerinti produktų ir paslaugų kokybę, mažinti išlaidas, didinti pelną. Kas yra projektų valdymas ir kokie jo pagrindiniai privalumai?

Kas yra projektas?

Sąvoką „projektas“galima interpretuoti visiškai įvairiai. Pirmasis variantas apima projekto apibrėžimą kaip dokumentų rinkinį, pagal kurį galima statyti pastatą ar statinį. Šiame straipsnyje bus aptarta antroji žodžio „projektas“reikšmė.

Yra daug projekto apibrėžimų, nors jie visi sutaria dėl vieno dalyko: projektas yra idėja, apimanti konkrečios materialinės užduoties įgyvendinimą per ribotą laiką. Tuo pačiu metu pagrindinės projekto savybės vadinamos:

• Unikalumas (projektas – tai kažkas, kas kuriama pirmą kartą).
• Laikas ribotas (projektas visada turi savo įgyvendinimo terminus).
• Tikslingumas (projektas visada vykdomas siekiant išspręsti konkrečias problemas, paprastai išreiškiamas kiekybiniais vienetaisišmatavimai).

Jei tenkinamos visos trys sąlygos, tai veiklų rinkinys gali būti vadinamas projektu.

Programos ir aplankai

Projektai dažnai grupuojami į programas ir aplankus. Kartu programos – tai visuma projektų, kuriuos vienija bendras tikslas. Pavyzdžiui, į gyventojų švietimo kokybės gerinimo programą gali būti įtraukti projektai, skirti mokytojų atlyginimams didinti 20 proc., pastatyti 15 naujų mokyklų, išleisti 26 naujus pagrindinių dalykų vadovėlius.

Projektų portfelyje sujungiami projektai, finansuojami iš vieno š altinio, neatsižvelgiant į jų tikslus. Pavyzdžiui, įmonės N projektų portfelį gali sudaryti labdaros projektai, naujo įmonės biuro statyba, direktoriaus jubiliejaus minėjimas ir metinės apyvartos padidėjimas 10%.

Projektai portfeliuose ir programose taip pat turėtų turėti tris pagrindines aukščiau aprašytas savybes.

Pagrindiniai projektų valdymo principai

Atsižvelgiant į dinamiškai besivystančią technologijų, skirtų palengvinti valdymo procesą, rinką, sunku įvardyti konkrečius metodus, kurie visiškai apibūdintų projektų valdymą.

Projektų valdymas apima daugybę metodų ir įrankių ir yra pagrįstas šiais pagrindiniais principais:

• Į rezultatą orientuota. Šį principą lemia termino „projektas“reikšmė. Projektų valdymas nėra tik kokybės valdymas, tai tikslingas tarpusavyje susijusių veiksmų rinkinys.
• „Dizaino trikampio“principas. Atprojektų valdymas turėtų būti grindžiamas tarpusavio priklausomybėmis tarp: laiko, biudžeto, projekto kokybės. Pasikeitus vienam iš veiksnių, pasikeičia ir kiti, todėl jie tarsi tampa to paties trikampio kraštinėmis.



• Projekto gyvavimo ciklo apskaita. Projekto gyvavimo ciklas prasideda nuo pačios projekto kūrimo idėjos susiformavimo ir baigiasi pasibaigus projekte nurodytam laikotarpiui. Projekto gyvavimo ciklas, kaip taisyklė, baigiasi tuo momentu, kai prasideda produkto gyvavimo ciklas, sukurtas įgyvendinant projektą.
• Procesinis požiūris į valdymą. Šis principas apima projekto kaip procesų, kurie yra tarpusavyje susiję ir baigiasi tarpiniais rezultatais pusgaminių ar svarbių dokumentų pavidalu, įvertinimą. Šis metodas leidžia valdyti projektą be vadinamųjų „aklųjų zonų“.

Projekto dalyvių skatinimo metodai

Projekto dalyvių skatinimui paprastai skiriamas ypatingas dėmesys, kai projektų valdymas pasirenkamas konkrečioms užduotims atlikti. Projektų valdymas paprastai apima apčiuopiamus ir neapčiuopiamus motyvavimo mechanizmus.

Materialinės paskatos apima premijas, baudas, papildomus mokėjimus už ankstyvą tarpinių užduočių atlikimą.

Nr.

Pagrindiniai projekto valdymo etapai

Projektų valdymas vyksta projekto gyvavimo ciklo etapais ir valdymo sudėtingumo etapais. Ryšys tarp etapų ir fazių parodytas toliau esančioje lentelėje.

FAZAI:	Išlaidų valdymas	Nuderamas valdymas	Turinio valdymas	Rizikos valdymas
ETAPAI:	1	2	3	4
Iniciacija	Preliminari finansavimo sąmata	Preliminari projekto laiko sąmata	Pagrindinių užduočių apibrėžimas	Preliminari galimų neigiamų veiksnių analizė
Planavimas	Biudžeto apskaičiavimas ir finansavimo š altinių paieška	Projekto tvarkaraščio skaičiavimas	Projekto tikslų apskaičiavimas	Rizikos koregavimo apskaičiavimas
Įdiegimas	Etapas projekto finansavimas	Tvarkaraščio įgyvendinimo stebėjimas	Tarpinių rodiklių pasiekimo stebėjimas	Pagrindinių tvarkyklių pakeitimų stebėjimas
Uždara	Apskaičiuokite pelną/nuostolį	Kojos / švino rezultatas	Projekto tikslų įvykdymo/neįvykdymo įvertinimas	Analizėpadarytos klaidos

Taigi projektų valdymo sritys apima finansines, personalo, struktūrines organizacijos sritis.

Projekto valdymo apimtis

Projektų valdymo struktūra apima viso organizacijos darbo padalijimą į projektus, kurių laikas ir tikslai yra riboti. Kartu formuojama kiekvieno projekto komanda ir projektų vadovų komanda, kuri atsiskaito vadovui apie savo projekto eigą.

Šiuo atžvilgiu projektų valdymas, kaip taisyklė, naudojamas įvairių pramonės šakų ir dydžių organizacijose, turinčiose daugybę vienu metu vykdomų užsakymų. Tačiau mažose įmonėse projektų valdymą jis pasitelkia ir sprendžiant specifines gamybos modernizavimo ar, pavyzdžiui, naujo produkto pristatymo problemas.

Projektų valdymas statybos pramonėje

Statybų pramonėje projektų valdymo metodikos taikymas ypač aktualus. Įmonėse, kurios atlieka užsakovo ar rangovo funkcijas, projektų valdymas naudoja natūralų darbų skirstymą į projektus (pagal gaminio principą, tai yra, kiekvieno pastato statyba yra atskiras projektas), o aukščiausios vadovybės struktūra praktiškai. nereikalauja rimto restruktūrizavimo.

Projekto organizacijos valdymas taip pat dažnai vykdomas projekto principu, sėkmingai panaudojant jau suformuotas komandasdizaineriai kaip projekto komanda.

Projektų valdymas valstybės struktūrose

Projektų valdymas vyriausybėje yra gana nauja mūsų laikų tendencija. Nuo sovietmečio besivystantis programinis-taikinio valdymo metodas dabar visoje šalyje įgavo projektų valdymo formą. Dabar valstybei strategiškai svarbiems uždaviniams spręsti naudojamos programos, apimančios atskirus projektus su tiksliniais rodikliais ir įgyvendinimo terminais. Tačiau pati tokių programų valdymo metodika dar toli gražu nėra ideali, todėl ją reikia modernizuoti ir atnaujinti.

Projektų valdymo Belgorodo regione įgyvendinimo patirtis

Projektinis viešasis administravimas pasitvirtino visame pasaulyje. Rusijoje yra patirties taikant šią technologiją Belgorodo regione.

Šis didelio masto eksperimentas paveikė beveik visus Belgorodo srities valstybės tarnybos aspektus. Tarp pagrindinių elementų – projektų valdymo mokymai, organizacinė ir metodinė pagalba, patikros vietoje, motyvavimas, darbuotojų kompetencijų vertinimas, ekspertų komisijos projektams peržiūrėti.

Belgorodo srities projektų valdymas dabar apima kolegialius projektų valdymo organus:

• Tarpžinybinė komisija, vadovaujanti projekto veiklai.
• Sektorinės ekspertų komisijos, sprendžiančios dėl projektų atidarymo/uždarymo.
• Regioninis projektų biuras, kuris kontroliuoja, kaip laikomasi metodikosprojektų valdymas.

Vieno langelio principas

Būtent pereinant prie projektų valdymo, Belgorodo sritis dar 2010 m. perėjo prie investicinių projektų koordinavimo per „vieno langelio“sistemą, dabar gerai žinomą Maskvoje. Šio lango vaidmenį kaip tik atlieka viena iš naujai pristatomų paslaugų – regioninis projektų biuras. Dabar, praėjus lygiai mėnesiui nuo kreipimosi į projekto biurą, verslo subjektas gauna patvirtinimo dokumentą.

Automatizuota informacinė sistema "Projektų valdymas"

Informacija ir techninė pagalba projektų valdymui Belgorodo regione vykdoma per automatizuotą informacinę sistemą (AIS) „Projektų valdymas“. Tai be programinės įrangos žiniatinklio programa, kuri atlieka šias projektų, aplankų ir programų funkcijas:

• Regitro (duomenų bazės) tvarkymas.
• Tvarkaraštis.
• Biudžetas.
• Įgyvendinimo stebėjimas regionų ir savivaldybių lygmenimis.
• Komandos galių ir pareigų pasiskirstymas.
• Keiskite turinį.
• Perspėjimo sistema apie būsimus ir būsimus projektų renginius.
• Dokumentų srautas.
• Automatinis analitinis ataskaitų teikimas.
• Integracija su Belgorodo srities elektronine vyriausybe.

Projektų valdymo privalumai ir trūkumai

Aprašyta projektų valdymo Belgorodo regione patirtis pasirodė sėkminga. Šių pokyčių poveikis pirmiausia buvo išreikštasbendrojo regioninio produkto augimo tempo padidėjimas 0,1% (daugiau nei 3 mlrd. rublių), sutrumpintas laikas, praleistas projekto tvirtinimui (2 mėn. kiekvienam projektui) ir padidintas investicijų plėtros tempas. regione – 23 proc. Tačiau svarbiausias rezultatas – projektinio mąstymo formavimas tarp darbuotojų, kurie aktyviai analizuoja ir bando spręsti problemą, kartais net taikant nestandartinius, inovatyvius metodus.

Motyvacija ir valdymo struktūros pertvarka leido pasiekti teigiamą efektą ne tik valstybės tarnybai, bet ir verslui, sukuriant palankų investicinį klimatą ir pašalinant kliūtis verslumui.

Dabar regiono gyventojai aktyviai dalyvauja atrenkant ir kontroliuojant svarbių strateginių projektų įgyvendinimą. Žmonėms projektų valdymas yra galimybė mėgautis aukštos kokybės paslaugomis ir dideliu mobilumu.

Tačiau nepaisant visų projekto valdymo struktūros privalumų, šis metodas turi ir trūkumų.

Visų pirma pereinamasis laikotarpis. Projekto komandai reikia tam tikro laiko dirbti kartu ir atlikti savo funkcijas kaip gerai koordinuotą mechanizmą.

Antra, diegiant projektų valdymą įmonėje, gero projektų vadovo paieška gali užtrukti. Projektų vadovo asmeninėms ir profesinėms savybėms keliami labai aukšti reikalavimai: visapusiška kvalifikacija, visiškas įsigilinimas į projektą, reikiamos specifikos projektų valdymo patirtis.

Trečiuoju projektų valdymo trūkumu galima laikyti poreikįįmonės išteklių padalijimas tarp projektų. „Prastingose“įmonėse tai gali būti visai neįgyvendinama. Projektų vadovams teks „kovoti“dėl finansavimo ir personalo, o tai nepriimtina visiškos visų projekto gyvavimo ciklo etapų kontrolės sąlygomis.

Vienas iš svarbiausių projektų valdymo kelio organizacijoje trūkumų yra projekto komandos narių ir projekto vadovo įdarbinimas pasibaigus projektui. Kaip žinia, komandos darbo krūvis yra svarbiausia sėkmingo verslo taisyklė, o projektinio darbo atveju nuolat atsiranda „ore pakibusios“specialistų grupės, kurios iš karto netenka nuolatinio darbo krūvio.

Apibendrinant tai, kas išdėstyta pirmiau, galime daryti išvadą, kad projektų valdymas yra neatsiejama šiuolaikinės verslo erdvės dalis, o jos pagrindų studijavimas tiesiog būtinas kompetentingam valdymo sprendimui priimti tiek valstybės lygmeniu, tiek vieno verslo viduje.