Siunčiama korespondencija: registracijos žurnalai, apskaita, pavyzdžiai, pildymo taisyklės

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Bet kurioje šalies ekonomikos sferoje yra popierizmo, kuris apima daugybę funkcijų. Tarp jų gaunamos ir siunčiamos korespondencijos apskaita yra viena pagrindinių. Nėra vienos įmonės, veikiančios atskirai nuo kitų organizacijų. Bendravimas ir bendradarbiavimas su klientais, tiekėjais, finansinėmis ir kitomis institucijomis yra privalomas. Todėl gamybos procesas neapsieina be susirašinėjimo. Kas tvarko gaunamų ir siunčiamų laiškų registravimą? Kaip tinkamai juos atsiskaityti? Kam to reikia ir kodėl? Mes apsvarstysime šiuos klausimus straipsnyje.

Susirašinėjimo kategorijos. Siunčiamų dokumentų ypatybės

Yra labai daug dokumentų formų ir tipų, tačiau jie visi skirstomi tik į dvi pagrindines kategorijas:

• Siunčiamas (siunčiamas paštas).
• Gauta (gaunamas paštas).

Pažiūrėkime į kiekvienos kategorijos reikšmę.

Susirašinėjimas, vadinamas siunčiamu, gali būti siunčiamas šiems gavėjams:

• Aukštesnės institucijos.
• Pavaldiniaiorganizacijos.
• Partnerinės įmonės.
• Padaliniai, dirbtuvės ir kiti struktūriniai įmonės padaliniai.

Kokie dokumentai siunčiami aukštesnėms institucijoms?

Praktiškai kiekviena įmonė yra pavaldi bet kurioms organizacijoms (rajono, departamento, regiono, taip pat ministerijoms). Šioms įstaigoms siunčiama siunčiama korespondencija gali būti ataskaitos, ataskaitos, mėnesio, ketvirčio, metų planai, atsakymai į užklausas. Paprastai jis išduodamas ant patvirtintų standartinių blankų arba įprastų lapų su įmonės logotipu.

Dokumentai žemesnės linijos organizacijoms

Ne visos, bet daugelis įmonių bendradarbiauja su joms pavaldžiomis organizacijomis. Tai gali būti vykdomosios institucijos, filialai, mažos firmos ir kt. Jo siunčiama korespondencija gali būti nurodymai, įsakymai, pranešimai, nuostatai, instrukcijos, mokymo medžiaga. Jis taip pat išduodamas ant firminių blankų arba įprastų lapų su įmonės logotipu. Be to, instrukcijos ir mokymo medžiaga gali būti brošiūros ir žinynai, tačiau prie jų turi būti pridedamos instrukcijos standartinėse formose arba lydraščiai su antspaudais ir parašais. Jei jų nėra, tada patys vadovai ir brošiūros turi būti su siunčiančios įmonės antspaudu ir atsakingų asmenų parašais.

Dokumentacija įmonėms-partnerėms

Paprastai šiuo atveju kalbame apie tiekėjus, platintojus ir klientus. Jo siunčiama korespondencija yra įsakymai, pranešimai apieprekių gavimas, pretenzijos, reklaminės brošiūros, pranešimai apie bet kokių sutarties ar sutarties sąlygų pasikeitimus, verslo pasiūlymai.

Pažymėtina, kad reklaminės medžiagos, kainoraščiai, sveikinimai, kvietimai, pavyzdžiui, į pristatymą, registruotis nereikia.

Dokumentacija toje pačioje organizacijoje

Tokio tipo siunčiama korespondencija vyksta įmonėse, kuriose yra 2 ir daugiau skyrių, dirbtuvių, padalinių. Tokiais atvejais vadovybė išduoda įsakymus, nutarimus, gaires, instrukcijas ir panašius dokumentus, kurie siunčiami skyriams ir dirbtuvėms. Tada vadovams ir administracijai tokia korespondencija bus siunčiama, o dirbtuvėms ar skyriui – gaunama.

Žurnalo dizaino taisyklės

Nepriklausomai nuo to, kur dokumentas siunčiamas, jis turi būti apskaitytas. Norėdami tai padaryti, yra siunčiamos korespondencijos registravimo žurnalai. Tais laikais, kai dar nebuvo kompiuterių ir interneto, tokie žurnalai buvo vedami ranka. Jie gali būti savavališki. Galima būtų naudoti bendrą sąsiuvinį, buh alterinę knygelę, bloknotą. Svarbiausia, kad žurnalas turėjo susiūtus lapus, kad jų nebūtų galima išplėšti. Be to, juos reikėjo sunumeruoti. Žurnalo tituliniame puslapyje buvo nurodyta jo pradžios data. Anksčiau reikėjo susiūti lapus siūlais, jų galus užklijuoti popieriaus lapu, ant kurio reikėjo uždėti atsakingo asmens antspaudą ir parašą. Taip pat šiame lape buvo užrašytas bendras sunumeruotų puslapių skaičius. Taisyti neleidžiama.

Dabar žurnalo susiuvimas siūlais išsaugomas, kaiypač svarbių finansinę ar teisinę vertę turinčių dokumentų registravimas.

Daugelio įmonių žurnalo puslapiai yra sunumeruoti.

Užpildžius paskutinę žurnalo eilutę, įrašoma jos pabaigos data. Jis saugomas nuo 3 iki 5 metų. Tai priklauso nuo joje registruotos korespondencijos tipo. Ypač svarbiais laikomi teismo įsakymai, finansinės sąskaitos, ilgalaikės sutartys ir panašiai. Disponuoti žurnalu galite tik tuo atveju, jei kiekvienas jame įrašytas dokumentas prarado juridinę galią.

Pagalba kompiuteriui

Šiame kompiuterinių technologijų amžiuje sunku rasti tarnautoją, kuris ranka atsektų gaunamos ir siunčiamos korespondencijos žurnalą. Dabar yra tam tikra programa, leidžianti spausdinti formas ar vesti įrašus kompiuteryje. Norėdami jį naudoti, turite turėti:

• Kompiuteris su MS Office, MS Excel programomis.
• Spausdintuvas.
• Skeneris.
• Kompiuterinis el. paštas.
• Toks antspaudas: „Įėjimas. Nr. _, "_" _20_" Jį galima įvesti rankiniu būdu arba įsigyti jau paruoštą.

Toliau turite įeiti į programą, atsisiųsti reikiamą formą ir pradėti su ja dirbti. Galite atsispausdinti formą, padaryti daug fotokopijų, jas siūti. Gausite žurnalą, kuriame turėsite užsirašyti ranka. Negalite spausdinti, užsiregistruokite tiesiai kompiuteryje. Paprastai taip saugomi dokumentai, dėl kurių nereikia pasirašyti.

Kiek žurnalų jums reikia?

Dažniauiš viso įmonės tvarko vieną siunčiamos korespondencijos žurnalą. Tačiau kai kurios organizacijos, turinčios daug partnerių ir kitų gavėjų, gali turėti kelis iš šių žurnalų, pvz.:

• Trečioms šalims siunčiamos korespondencijos registracijai ir dokumentams įmonėje.
• Laiškams, siunčiamiems šalies ir užsienio įmonėms.
• Dokumentams, skirtiems tam tikroms organizacijoms (pavyzdžiui, centrinei įstaigai, ministerijai ir pan.) ir visiems kitiems. Tai daroma dokumentų valdymo patogumui, tačiau bet kuris žurnalas sudaromas pagal vieną standartą.

Be to, kai kurios organizacijos turi atskirus žurnalus kiekvienam dokumentacijos tipui. Pavyzdžiui, registruoti siunčiamus užsakymus, apskaitos pavedimus, pranešimus, žinynus, klientų skundus, protokolus ir pan. Norint atsižvelgti į tokius dokumentus, gali būti naudojamos formos su kitais stulpeliais.

Kaip laikyti žurnalo įrašus

Reikia pasakyti, kad visų rūšių siunčiamos korespondencijos apskaitoje formų formos yra maždaug vienodos. Pavyzdys, parodantis, kaip turi atrodyti dizainas, pateiktas mūsų straipsnyje.

Kiekvieno puslapio viršuje yra „antraštė“su stulpeliais:

• Įrašo serijos numeris, jis taip pat buvo pritvirtintas prie dokumento.
• Išvykimo data.
• Dokumento pavadinimas (pvz., „Pažangos ataskaita“).
• Santrauka (pažodžiui keli sakiniai, taip pat galite užsirašyti dokumento numerį).
• Įstaigos, į kurią siunčiama korespondencija, pavadinimas.
• Atsakingo registruotojo parašas.
• Išvykimo būdas (įprastas arba el. paštas, faksas). Šis elementas buvo pridėtas atsiradus naujoms technologijoms. Anksčiau jo nebuvo korespondencijos žurnaluose.
• Jei siunčiamas atsakymas į prašymą ar vykdymo ataskaita, žurnale turi būti nurodytas dokumento, kurio pagrindu buvo sukurtas išsiųstas laiškas, numeris. Taip pat būtina nurodyti duomenis apie atlikėją (vardą, pareigas).
• Kopijacijų skaičius. Kartais atskirai išskiriamas stulpelis, kuriame nurodomas kopijos puslapių skaičius.
• Pastaba. Informacija, kuri nėra įtraukta į ankstesnius stulpelius, nurodoma čia.

Jei siunčiamas dokumentas nėra atsakymas į užklausą ar ataskaitą, stulpeliuose apie vykdymą ir atsakingą asmenį rašomi brūkšniai.

Mūsų laikais siunčiamos korespondencijos žurnalo turinys ir pildymas nepasikeitė. Pavyzdys parodytas aukščiau.

Gaunamas paštas

Laiškus ir dokumentus įmonė gali gauti iš šių š altinių:

1. Aukštesnės institucijos.
2. Pavaldiniai.
3. Partnerės įmonės.
4. Kitos anksčiau neišvardytos institucijos (policija, bankai, teismai, privatūs piliečiai ir kt.).
5. Įmonėje korespondencija gali būti gaunama iš administracijos ar kito struktūrinio padalinio, pavyzdžiui, iš apskaitos skyriaus.

Aukščiau mūsųapsvarstyta, kokie dokumentai gali būti sudaryti iš pirmuose trijuose punktuose nurodytų organizacijų susirašinėjimo.

Kitų institucijų dokumentai gali būti šaukimas darbuotojui, vykdomasis raštas, teismo sprendimas, ieškinys, skundas ar privataus asmens pareiškimas ir pan.

Darbo eigą įmonėje atspindintys dokumentai gali būti labai skirtingi: valdymo įsakymai, įsakymai, instrukcijos, taisyklės, standartai, saugos taisyklės, įspėjimai ir pan.

Darbas su gaunamais dokumentais

Būtina vesti ne tik siunčiamos, bet ir gaunamos korespondencijos apskaitą. Žurnalas, kuriame registruojami įmonės gauti laiškai, surašomas pagal tas pačias taisykles kaip ir siunčiamiems dokumentams.

Skirtumas yra formų „dangtelyje“. Jame turėtų būti šie stulpeliai:

• Eilinis skaičius. Jis taip pat priklijuojamas prie dokumento.
• Gavimo data.
• Dokumentą išsiuntusi organizacija.
• Kaip jis buvo gautas (faksu, el. paštu ar paprastu paštu).
• Dokumento pavadinimas.
• Kopijacijų skaičius.
• Kur dokumentas buvo išsiųstas (dirbtuvės, skyriaus ar aplanko pavadinimas).

Vienos iš gaunamos korespondencijos žurnalo formų pavyzdys pateiktas žemiau.

Jei gaunamas dokumentas yra dirbtuvės (skyriaus) gautas vykdyti užsakymas ar vadovybės metodinis nurodymas, registracijos žurnale turi būti nurodyta, kas yra atsakingas asmuo, taip pat pritvirtintiatlikimo pastaba, data ir atlikėjo parašas.

Kas saugo įrašus?

Bet kuris vadovo paskirtas atsakingas asmuo gali registruoti gaunamą ir siunčiamą korespondenciją. Tokiu atveju šios rūšies darbo veikla turi būti įtraukta į jo pareigybės aprašymą arba patvirtinta įmonės vadovo įsakymu. Paprastai biuro darbą organizacijose tvarko sekretorė. Be to, korespondencijos registraciją gali atlikti biuro darbuotojas arba administratorius (mažose įmonėse). Kai kuriose organizacijose korespondenciją tvarko du darbuotojai – sudarytojas ir sekretorius.

Parduotuvės ir skyriai taip pat registruoja gaunamus ir išsiunčiamus dokumentus. Tai atlieka darbuotojas, kuriam vadovybės įsakymu pavesta atlikti tokio pobūdžio veiklą.

Kaip tinkamai įrašyti gaunamus dokumentus?

Gaunamos ir siunčiamos korespondencijos registracija nėra sudėtinga, bet atsakinga užduotis. Visi įmonės gauti dokumentai yra apskaitomi. Jei jie atkeliavo iš organizacijų, jie turi būti antspauduoti ir pasirašyti vadovo. Kartais reikalingas ir atsakingų asmenų parašas, pavyzdžiui, vyriausiojo buh alterio, jei tai įmonei išrašyta sąskaita faktūra. Asmenų laiškuose, pvz., aiškinamuosiuose ar pretenzijose, gali būti tik šį dokumentą sudariusio asmens parašas.

Daugelyje įmonių visą gaunamą korespondenciją turi peržiūrėti vadovas, kad neatsiliktų nuo gamybos procesų. save patįnusprendžia, ką daryti su gautais dokumentais – priimti vykdyti, supažindinti su informacija susijusius asmenis ar tiesiog sudėti popierių į aplanką. Todėl sekretorė, užregistravusi gaunamą korespondenciją žurnale, pateikia ją vedėjui. Ant kiekvieno dokumento jis pažymi, kuriam skyriui jis turi būti siunčiamas.

Remdamasis šiuo „verdiktu“, gaunamų korespondencijos registro sekretorius atitinkamame stulpelyje pažymi tolimesnį kiekvieno laiško „likimą“. Pavyzdžiui, naujas priemokos apskaičiavimo reglamentas gali būti išsiųstas buh alterijai, saugos rekomendacijos – techniniam skyriui, o piliečio Ivanovo pretenzija – gaminių kokybės kontrolės skyriui. Taip baigiamas sekretorės darbas su gaunama dokumentacija.

Kaip sekti siunčiamus laiškus?

Aukščiau išnagrinėjome, kokie dokumentai gali būti susiję su tokio tipo dokumentais. Kai kuriose organizacijose į individualius prašymus turi atsakyti sekretoriaus padėjėjas arba sudarytojas. Pagal GOST R 6.30-2003.12 toks dokumentas surašomas specialioje formoje arba ant tuščio lapo su įmonės logotipu. Bet koks verslo laiškas, siunčiamas organizacijai ar asmeniui, turi būti antspauduotas ir pasirašytas vadovo. Paprastai sekretorius turi padaryti dokumento fotokopiją, kuri turi būti pateikta teisingame aplanke.

Išsiunčiama korespondencija registruojama atitinkamame žurnale. Sekretorius turi patikrinti, ar yra visi reikalingi antspaudai ir parašai, jo įmonės rekvizitai irorganizacija, kuriai buvo surašytas dokumentas, uždėkite ant jo numerį, atitinkantį tą, kuriuo jis įrašytas į žurnalą, išvykimo datą, aplanko, kuriame pateikta kopija, pavadinimą. Jei siunčiama korespondencija yra atsakymas į gautą laišką, taip pat turite nurodyti numerį, kuriuo jis buvo užregistruotas. Dokumentai turi būti išsiųsti registracijos žurnale nurodytą dieną.

Kam mums reikalinga korespondencijos apskaita?

Kai kurie žmonės, kurie yra toli nuo gamybos, mano, kad skrupulingas gaunamos ir siunčiamos korespondencijos registravimas yra papildomas darbas, vadinamasis dokumentų tvarkymas. Iš tikrųjų korespondencijos apskaita atlieka šias funkcijas:

• Tvarko darbo eigą.
• Užtikrina savalaikį atsaką į gaunamus signalus.
• Supaprastina keitimąsi informacija gamyboje.
• Garantuoja efektyvų įmonės dalyvavimą užsienio ekonominiame gyvenime.
• Padeda greitai rasti reikalingą dokumentą.

Šio darbo svarba akivaizdi, todėl į jo įgyvendinimą reikia žiūrėti atsakingai.