AHO specialistas – kas tai? Administracinis ir ūkinis skyrius: struktūra, darbuotojai, valdymas

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kiekvienas darbo patirties turėjęs žmogus supranta, kaip svarbu, kai įmonė tinkamai palaiko gyvybinę veiklą ir užtikrina darbuotojų saugumą. Išsiaiškinkime, kurie darbuotojai turėtų būti įtraukti į įmonės personalą, kad viešnagė būtų patogi.

Kodėl sukurtas AXO

Pirma, paaiškinkime, kad AHO yra administracinis ir ekonominis skyrius. Paprastai tokie struktūriniai padaliniai kuriami didelėse įmonėse, turinčiose šakotą ekonominės veiklos struktūrą. Mažose įmonėse viso skyriaus funkcijas gali atlikti vienas žmogus. Pagrindinė šio skyriaus darbuotojų funkcija – kompetentingai organizuoti administracinę ir ūkinę veiklą, kuo labiau sumažinant įmonės išlaidas gyvybinei veiklai užtikrinti bei sudaryti patogias sąlygas būti darbo vietoje.

Skyriaus struktūra

Kaip minėta, AHO darbuotojas yra pareigybė, kuri labiau būdinga didelei organizacijai, kur jie sudaro savarankišką struktūrinį padalinį ir sukuria pareigasapie AXO.

AHO rėmuose daugiatūkstantinėse valdose gali būti skiriami sklypai, grupės.

Taigi skyriuje galima išskirti sektorius:

1. Planavimas ir skaičiavimas, kurio pagrindinis uždavinys – planuoti išlaidas ir nustatyti jų pagrįstumą.

2. Medžiaga ir ištekliai – kontroliuoja eksploatacinių medžiagų priėmimą.

3. Socialinė apsauga – sudaro sąlygas patogiam įmonės darbuotojų egzistavimui.

Pagrindiniai skyriaus uždaviniai

Šiam padaliniui skiriama gana daug užduočių, didelėje organizacijoje retai išgirstate klausimą: „AHO specialistas – kas tai?“

Visi komandos nariai supranta, kad skyriaus darbuotojai sprendžia svarbius klausimus, kurių sprendimas prisideda prie efektyvios įmonės veiklos:

• namų tvarkymas;
• vidaus ir pastato priežiūra;
• patogių darbo sąlygų kūrimas.

Administracijos ir ekonomikos skyrius. Funkcijos

Dėl to, kad šio struktūrinio padalinio užduotys gali būti labai įvairios, tačiau vienaip ar kitaip susijusios su tinkamo lygio ūkinių paslaugų teikimu, galima išskirti šias funkcijas:

• užtikrinti tinkamą įmonės patalpų priežiūrą;
• tinkamo įrangos veikimo stebėjimas;
• rekonstrukcijos planavimas, pastatų remontas;
• planinio remonto vykdymas, jokontrolė ir priėmimas;
• pastato ir jo fasado gražinimas, apželdinimas;
• išlaidų įvertinimas;
• visos reikalingos dokumentacijos sutvarkymas;
• aprūpinti biuro darbuotojus viskuo, ko reikia efektyviam darbui.

Remiantis tuo, galime daryti išvadą, kad darbas AHO reikalauja laikytis daugybės taisyklių ir reglamentų ir yra neatsiejamai susijęs su didele atsakomybe už darbų atlikimą.

Dėl teisių

Dabar pakalbėkime apie tai, kokias teises turi AXO specialistas (mes jau nusprendėme, kas tai yra). Taip pat šioje pastraipoje bus nurodyta, kas atsakingas už skyriaus darbuotojų pareigų atlikimą.

Kaip ir tikėtasi, šioje pastraipoje yra viskas, kas susiję su įvairių standartų laikymosi kontrole, reikalavimais dėl eksploatuojamo įmonės turto išsaugojimo.

Be to, skyrius gali kontroliuoti tinkamą turto saugojimą sandėlyje, reikalauti ataskaitų apie biuro reikmenų naudojimą.

Žinoma, šio struktūrinio padalinio teisė yra atstovauti įmonės interesus bendradarbiaujant su įvairiomis institucijomis (remonto, statybos organizacijomis), jei reikia spręsti klausimus, priklausančius jo atsakomybės sričiai.

Remdamasis patikrinimų rezultatais AKC vadovas per vadovybę gali inicijuoti įsakymo skirti drausminę nuobaudą už turto sugadinimą išdavimą.

Apie sąveiką

AHO specialistas (kuristai vadovas ar eilinis darbuotojas, nesvarbu) dirbdamas be trūkumo užmezga oficialius santykius su kolegomis iš kitų padalinių. Tai būtina norint kokybiškai atlikti funkcijas.

Iš kitų struktūrinių padalinių darbuotojų administracijos skyriaus darbuotojas gauna prašymus įsigyti darbui reikalingus daiktus (biuro techniką, kanceliarines prekes ir kt.), taip pat pranešimus apie sugadinimą turtui, rašytinius paaiškinimus apie gedimų priežastys.

AHO ne tik prižiūri kitų padalinių jai pavestų klausimų vykdymą, bet ir rengia patalpų remonto atlikimo planus pagal finansinių ir buh alterinių tarnybų teikiamus standartus.

Be to, struktūrinis padalinys bendrauja su personalo administravimo skyriumi (prašo personalo, gauna informaciją apie darbuotojų komandiruotes) ir teisės skyriumi (prašo konsultacinės pagalbos rengiant sutartis).

Apie atsakomybę

Dabar būtina paliesti AHO specialisto atsakomybės sritį. Kas nusprendžia tai kontroliuoti, turėtų žinoti, kad administracijos ir ūkio skyriaus vedėjas yra visiškai atsakingas už funkcijų vykdymą.

Jo pareigos, be kita ko, apima jam patikėto struktūrinio padalinio darbuotojų darbo organizavimą. Vadovas užtikrina kokybišką ir savalaikį dokumentacijos parengimą, dokumentų valdymą. AHO vadovas yra atsakingas už darbuotojų vykdomą vykdymąpramonės disciplina. Kitų ūkio skyriaus darbuotojų atsakomybės sritis apibrėžiama pareigybių aprašymuose, kurie bus trumpai aptarti šiame straipsnyje.

AHO vadovo pareigybės aprašymas

Darbuotojai, kurie nedalyvauja tvarkant personalo dokumentus, vargu ar manys, kad paskirta instrukcija turi atitikti tam tikrus reikalavimus.

Vis dėlto taip yra. Dokumente būtinai turi būti nurodyta skyriaus vedėjo kvalifikacija ir reikalavimai darbo stažui. Į vadovo pareigas paprastai priimami specialistai, turintys aukštąjį išsilavinimą (mūsų atveju išsilavinimas gali būti techninis arba ekonominis), darbo patirtį (ne mažiau kaip treji metai specialistu, 1-2 metai vadovu).

Skyriaus vadovas turi žinoti visus vietinius reglamentus, organizacijos įsakymus, reglamentuojančius jos veiklą, taip pat būti įmonėje priimtos korporacinės kultūros dirigentu.

Į bet kurį pareigybės aprašymą, nesvarbu, ar tai būtų viršininkas, ACS inžinierius ar kitas darbuotojas, būtina įtraukti DSS, priešgaisrinės saugos normų ir taisyklių išmanymo reikalavimus.

Dokumente taip pat turi būti informacija apie tai, kas yra tiesioginis darbuotojo vadovas, kuris jį pavaduoja ligos metu.

Atsakomybės už „AHO viršininko“pareigas daugeliu atžvilgių turi kažką bendro su skyriaus funkcijomis, kas nenuostabu. Nepaisant to, pažymėkime juos:

• užtikrinti kokybiškas paslaugas ir atitiktįir SNiP taisyklės dėl pastato ir vidaus patalpų būklės;
• biudžeto sudarymas, renovacijos planavimas;
• įmonės darbuotojų aprūpinimas reikalingais baldais, buitine technika, inventoriumi, buh alterinės apskaitos tvarkymas įmonei, racionalaus medžiagų naudojimo organizavimas;
• teritorijos gerinimo darbų valdymo vykdymas;
• paslaugų organizavimas atitinkamu susitikimų, konferencijų ir kitų renginių lygiu;
• jam patikėto padalinio darbuotojų valdymas.

Informacija apie teises taip pat būtina pareigybės aprašyme. Čia reikėtų kalbėti apie projektų teikimą vadovybei aptarnauti gerinti, susipažinti su įmonės veiklą reglamentuojančiais dokumentais, informuoti vadovybę apie ūkinės veiklos trūkumus. Valdydamas darbuotojus, pareigūnas gali teikti pasiūlymus dėl savo specialistų paaukštinimo / nubaudimo.

Atsakomybės skiltyje pateikiama informacija apie būtinybę tinkamai atlikti savo pareigas ir tinkamai rūpintis darbdavio turtu.

Kitos pareigybės skyriuje

AHO struktūra reiškia, kad joje yra pakankamai daug darbuotojų: tai gali būti inžinieriai, specialistai, asistentai.

Priklausomai nuo to, kokia sudėtinga organizacija, gali būti vadovaujančių, vyresniųjų, jaunesniųjų specialistų, padėjėjų. Pareigybės aprašymas, žinoma, šiuo atveju yra nustatytas tiesiogiai konkrečiai pareigybei ir organizacijai,reiškia aiškų pareigų pasiskirstymą.

Atskirai reikėtų pasakyti apie tokių darbuotojų, kaip kiemsargio, valytojos, kurios užsiima teritorijos ir patalpų sutvarkymu, pareigas. Jų darbas nėra ypač sunkus, tačiau reikalauja tam tikros atsakomybės.

Iš to, kas pasakyta, galime daryti išvadą, kad AHO darbuotojų darbas susideda iš kompetentingo planavimo ir darbuotojų aprūpinimo ištekliais. Tuo pačiu metu specialistai neturėtų leisti pernelyg didelių išlaidų ir kritinių situacijų.

Taigi, darbas AHO yra ne mažiau atsakingas nei kitose pareigose.