Projekto valdymo planas: aprašymas, kompiliavimas, analizė

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kas yra projekto valdymo planas, galima suprasti suprantant terminą Projektų valdymas. Tai vienu metu menas ir mokslas, gerai įsitvirtinęs į vartotoją orientuotoje rinkos ekonomikoje. Tai struktūrizuotas darbo plano sukūrimas su tarpiniais tikslais tam tikroms datoms. Jį įgyvendinant paskiriamas atsakingas projektas, kuris atliks darbus, ir reguliavimo institucijos, kurios stebės, kaip laikomasi taisyklių. Ar projektų valdymas visada veiksmingas? Kas ar kas daro įtaką galutiniam rezultatui?

Teorinis aspektas

Projekto valdymo planas visada siejamas su naujoviškais įgyvendinimais ir susideda iš naujo produkto, rinkos, vartotojų kategorijų analizės elementų. Pagrindinis jo tikslas – suplanuotą užduotį išspręsti per trumpiausią įmanomą laiką, maksimaliai sutaupant pinigų.išteklių.

Pagal dizainą kiekvienas projektas turi ribotą naujovišką poveikį. Inovacijos pasireiškia individualiu požiūriu į prekių, kurios skiriasi nuo panašių prekių ar paslaugų, kūrimą. Ši galimybė leidžia sistemingai tobulinti ir keisti produkto ar paslaugos savybes.

Šis parametras yra neatsiejama projekto komunikacijos valdymo plano, naujų produktų kūrimo, statybos darbų remonto ar rinkimų kampanijos, informacinės sistemos formavimo įmonėje dalis.

Teorinis aspektas apima žinias, įgūdžius, būdus ir priemones naujam produktui ir paslaugai sukurti. Norint patenkinti rinkos reikalavimus ir investuotojų lūkesčius, būtina rasti optimalų balansą tarp kaštų, terminų, tikslų ir vykdomo projekto kokybės.

Projekto planas turėtų logiškai susieti visas žinių sritis su turimais ištekliais ir atlikėjų potencialu.

Sistemų tipai

Bet kokia užduotis, pvz., naujo produkto kūrimas ir jo pardavimas, gali būti atlikta su projekto valdymo planu arba be jo.

Pirmasis variantas bus pagrįstas matricinės sistemos naudojimu, kuri nustato atsakingą (vadovą) už projektą. Jis bus pavaldus direktoriui, o jo grupę sudarys įvairių padalinių darbuotojai, atleidžiami nuo tiesioginių darbo pareigų projekto vykdymo laikui. Tokiems personalo pokyčiams reikia komandos sanglaudos ir aiškaus projekto tikslų bei rezultatų supratimo.

Antrasis variantas reiškia, kad atsakingu bus paskirtas vienas iš skyrių vadovų. Visas projekto užduotis atliks šio padalinio darbuotojai. Tačiau apskritai darbuotojai šios užduoties iki galo nesupras ir suvoks tai kaip papildomą naštą. Dėl to laikas ir rezultatai gali būti nenuspėjami.

Projektų įvairovė

Įmonės naudoja projektus darbe kaip netradicinį iniciatyvos ėmimo būdą, kuris negali būti naudojamas kasdienėje veikloje. Jų dalis įmonėse kasmet didėja.

Projektai visada skirtingi, tačiau juose yra kažkas bendro. Tai yra riboto laiko sąlygos, kompetentingų atlikėjų paieška ir papildomi pinigai. Išskiriamos šios kryptys:

1. Architektūrinis projektavimas. Kad verslas būtų sėkmingas, būtinas inžinierių, dizainerių, vartotojų ir investuotojų dalyvavimas. Ryškus pavyzdys – išradėjas ir architektas iš JAV B. Fulleris, sugebėjęs sudominti žmones ir sukurti modulinių vonios kambarių modelį. Šios patalpos yra ekonomiškas pasirinkimas ir iki šiol naudojamos statant gyvenamuosius pastatus.
2. Koncepcinis matymas. Esmė – sudaryti palankias sąlygas naujoms idėjoms kurti. Pavyzdžiui, JAV telefonų kompanijų projektas, kuriame ieškoma būdo apsaugoti telefonų būdeles nuo plėšikų. Iš daugelio variantų apsistojome ties nerūdijančio plieno konstrukcija. Šiandien šį elementą galima pastebėti ant priekinių durų.daugelyje pastatų.
3. Planavimas. Labai svarbu sukurti projekto vykdymo seką. Pavyzdžiui, pagal šį kriterijų Jeloustouno nacionaliniam parkui pavyko įgyvendinti bendrąjį sankryžos ir jo priežiūros planą.
4. Objektų statyba. Darbe pagrindinis dėmesys skiriamas statybos normų ir taisyklių laikymuisi bei sisteminei kiekvieno etapo kontrolei. Jei nėra kontroliuojančios institucijos, objektas gali būti sunaikintas ir nenumatyta žala.

Prieš apsisprendžiant dėl vieno iš požiūrių, būtina parengti projekto kokybės valdymo planą. Gaminant medicinos įrangą ar vaistus, geriau orientuotis į planavimo etapų kokybę. Tuo atveju, kai gatavą gaminį reikia persodinti iš vienos zonos į kitą, pavyzdžiui, daugiaaukščiuose namuose įrengiant oro kondicionavimo ir šildymo sistemas, dėmesys sutelkiamas į valdymą.

Sėkmės faktorius

Šiandien projekto valdymo planas yra neatsiejama sėkmingo rezultato dalis. Anksčiau jo kūrimas buvo būdingas tradicinėms gamybos sritims (gynyba, energetika, statyba). Šiuo metu šį metodą taiko beveik kas antra įmonė, tiksliau, 45% visų organizacijų. Tai apima finansines institucijas, teikiančias įmonei paslaugas ir prekes.

Dažnai į produktą orientuota įmonė jaučia poreikį sistemingai jį keisti, reaguodama į naujus klientų poreikius. Šiuo atveju kuriantprojekto valdymo planas. Šiandien dauguma organizacijų veikia pagal šį metodą.

Patarimai, kaip sukurti planą

Praktiškai daugelis įmonių savo pastangose susiduria su sunkumais ir bankrutuoja. Pavyzdžiui, „Lockheed“, kuris žlugo su lėktuvu L-1011, arba „Deep Tunnel“projektas, kurio tikslas buvo padidinti Čikagos miesto kanalizacijos infrastruktūrą. Įmonės patyrė didelių išlaidų, stengdamosi išlaikyti tai, ką pavyko padaryti, ir tam tikru mastu parduoti – savo produktą.

Pagrindinė nesėkmių priežastis buvo ta, kad nebuvo atliktas detalus projekto valdymo plano rengimas, o įmonės vadovybė buvo visiškai orientuota į galutinį rezultatą, o ne į vienas po kito einančius tikslo siekimo etapus.

Norint įgyvendinti sėkmingą įmonę, būtina sukurti koncepciją su aiškia veiksmų seka, atsižvelgiant į šiuos patarimus:

1. Peržiūrėkite trečiosios šalies projektą. Ši technika leis objektyviai įvertinti, kas vyksta, iš naujo pažvelgti į situacijas, išspręsti iškilusias problemas ir peržiūrėti išlaidas;
2. Deleguoti sprendimų priėmimą. Toks požiūris leis suprasti tarpinius projekto tikslus, kelis kartus padidins efektyvumą;
3. Sudarykite atsarginį planą. Papildomos galimybės išspręsti iškilusias problemas padės sutaupyti laiko ir pinigų. Ir suskaidžius idėją į kelias dalis, ji bus arčiau užbaigta.

Atsakingas už valdymą

Kokybės valdymo planasTada projektas yra efektyvus, kai jo vadovas atitinka tam tikrus kriterijus. Atrinkti žmogų, galintį atlikti reikiamą veiklą ir pakelti įmonę į naują lygmenį, yra rizikingas reikalas. Tačiau geriau neatidėlioti problemos sprendimo.

Pagrindinės kandidato savybės turėtų būti atsakingumas, ambicijos, gebėjimas valdyti žmones ir aukštas kompetencijos lygis. Praktiškai to neužtenka, nes jis turi žinoti ir darbo turinį. Projekto apimties valdymo planas daugeliu atvejų susideda iš etapų:

• dokumentacijos kūrimas;
• galių ir užduočių paskirstymas;
• darbo plano patvirtinimas;
• netikėtų situacijų scenarijų kūrimas.

Pagaliau geriau teikti pirmenybę motyvuotiems ir save išsikėlusiems kandidatams. Tai parodo pagrindinę lyderio savybę – gebėjimą greitai priimti rimtus sprendimus.

Projekto rizika

Rizikos valdymo planas yra struktūrizuota sistema, skirta nustatyti veiksnius, juos įvertinti ir į juos reaguoti. Jį sudaro turimos ir priimtinos prognozavimo normos, atsižvelgiant į scenarijaus pasekmes.

Versle yra keli rizikos valdymo lygiai:

• požiūrių nustatymas ir veiksmų plano sudarymas;
• ieškokite rizikos, galinčios pakeisti projekto rezultatą;
• kokybinis ir kiekybinis rizikos įvertinimas;
• metodų ir procedūrų, mažinančių galimas grėsmes, kūrimas;
• viso projekto ciklo vykdymo stebėjimas.

Ištekliai

Įtakoti galutinių koncepcijos rezultatų didėjimą, taip pat sumažinti darbų sąnaudas ir laiką galite pasirinkę modernias technologijas, kvalifikuotus darbuotojus ir finansinius išteklius užduočiai atlikti. Naudojamos technologijos ir projekto išteklių valdymo planas laikomi pagrindiniais įmonės sėkmės įrankiais.

Kartu su raktu yra papildomų įrankių, reikalingų raktui valdyti. Pavyzdžiui, su jais gali būti sudarytos sutartys, leidžiančios pritraukti reikiamus išteklius tinkamu laiku. Laivams priskiriama personalo valdymo sistema ir pati koncepcija, visų dalyvių informacinės sąveikos formavimas.

Įvertinimas

Projektų valdymo planų analizė apima du elementus: struktūros įvertinimą ir įgyvendinimo laipsnio patikrinimą. Norint visiškai suprasti, kaip ši koncepcija yra efektyvi investuotų išteklių atžvilgiu, reikalinga analizė.

Pirmasis elementas apima darbuotojų atliekamą rodiklių, užduočių, galutinių darbo rezultatų įvertinimą. Čia atliekami būsimo darbo proceso koregavimai. Visi tolesni procesai bus susiję su veiklos analizės elementu, kuriame fiksuojami atlikti darbai ir kuriamos prognozės.

Dauguma įmonių naudoja koncepcinę kriterijų vertinimo sistemą, kurioje įvertinamos sąnaudos, darbų trukmė ir jų kokybė. Jei kuris nors iš kriterijų neįvykdomas, sudaromas projekto pokyčių valdymo planas. Šiuo atveju yra peržiūrimos rodiklių, užduočių reikšmėskoreguojama.

Paskutinis analizės etapas – pasiektų rezultatų palyginimas su numatytais.

Nenumatytos aplinkybės

Direktoriaus santūrumas nenumatytose situacijose ir adekvatus iškilusių problemų įvertinimas vaidina svarbų vaidmenį įgyvendinant projekto valdymo planą.

Šios lyderio savybės trūkumas ir laiko trūkumas apsvarstyti kai kurių sprendimų pasekmes yra pagrindinės problemų priežastys. Neišspręstos užduotys, atsiradusios pačioje darbo pradžioje, gali būti neišspręstos, todėl bus praleisti terminai ar bereikalingos ekonominės išlaidos. Tuo pačiu baimė ir netikrumas vadovybės veiksmuose gali greitai persimesti į visą darbo grupę. Tai psichologinis elgesys. Štai kodėl lyderiui labai svarbu susikaupti ir neprarasti savitvardos slėpdamas emocijas.

Projekto universalumas

Bet kuriam projekto valdymo planui vienu metu reikia atlikti daug užduočių. Tuo pačiu metu į kiekvieną klausimą turi būti atsakyta tiksliai ir išsamiai. Bet koks atsirandantis niuansas lemia paties projekto likimą. Rizikos prevencijos klausimas daugiausia sprendžiamas kompetentingu specialistų požiūriu.

Norėdami įgyvendinti sėkmingą projektą, turite stebėti užduočių atlikimo greitį, atkreipti dėmesį į smulkmenas, deleguoti darbą kolegoms ir įvertinti jo kokybę visuose projekto pradžios etapuose.

Dėmesys detalėms

Atlikti rinkos analizę, SSGG analizę, pinigų srautų skaičiavimą irkiti pagrindiniai rodikliai leidžia padidinti projekto efektyvumą. Projekto valdymo verslo planas ne tik apibrėžia įgyvendinamos įmonės tipą, bet ir apima pajamų bei išlaidų prognozes. Jį sudaro šie elementai:

• verslo aprašymas;
• marketingo strategija;
• konkurentų įvertinimas;
• operacinės procedūros;
• darbuotojai.

Planuokite kaip visumą

Visi projekto darbuotojai veikia kaip vienos visumos dalis, nes nuo jų veiksmų priklauso galutinis rezultatas.

Kiekvienas dalyvis pagal savo atsakomybės sritį daro įtaką darbo grupės dvasiai ir darbo efektyvumui apskritai. Vadovaujant svarbu ne nuolat agituoti už iškeltų uždavinių įgyvendinimą, kad būtų pasiekti reikiami veiklos rodikliai, o siekti, kad kiekvienas dalyvis jaustų savo svarbą bendram reikalui.