Verslo procesas: verslo procesų analizė. Aprašymas, taikymas, rezultatai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kiekvienas verslininkas turi bent netiesiogiai žinoti, kas yra verslo procesas. Verslo procesų analizė padeda sumažinti išlaidas, padidinti pelningumą ir galiausiai padidinti įmonės pelną. Ekonominėje literatūroje su šia sąvoka pirmą kartą susiduriama praėjusio amžiaus 80-ųjų tyrėjų darbuose. Tada Jungtinėse Valstijose jie pirmą kartą manė, kad visos gamybos efektyvumas priklauso nuo tarpusavyje susijusių veiksmų, vadinamų verslo procesu, rinkinio.

Apibrėžimai

Verslo procesas yra sudėtinga sąvoka. Verslo plėtra labai priklauso nuo tarpusavyje susijusių operacijų, procedūrų ir veiklų. Neįmanoma įsivaizduoti gamyklos be žaliavų tiekimo, jų perdirbimo, darbuotojų prie staklių ir buh alterių. Įmonė yra uždara sistema, veikianti kaip vientisas organizmas. O kad viskas veiktų tinkamai be kliūčių ir vėlavimų, reikia pagrindinių smegenų – patyrusio vadovo, kuris analizuos ir stebės visų verslo procesų nuoseklumą.

Jeigu žiūrėti iš ekonomikos pusės, tai visų įmanomų veiklų, kurių metu aplinkos resursų perdirbimas į galutinį produktą vartotojui, tarpusavio ryšys vadinamas verslo procesu. Verslo procesų analizė – tai konkretaus veiksmo, operacijos ar įvykio, susijusio su gamyba, efektyvumo įvertinimas.

Kam jie skirti

Verslo procesus aprašyti gana paprasta. Tačiau didžiausia realybės problema yra ta, kad bet kurioje mūsų šalies įmonėje retai galima rasti žmogų, kuris tikrai būtų suinteresuotas pagerinti įvairių gamybos procesų efektyvumą. Smulkaus ir vidutinio verslo įmonės kaštų mažinimui bando naudoti seniai pasenusius metodus, o Vakaruose jau seniai suprato, kad verslo sėkmė priklauso nuo kompetetingo samdomo vadovo, kuris yra suinteresuotas gauti maksimalų savo darbo rezultatą.

Verslo procesų kūrimas suteikia aiškų supratimą: kas už kokį etapą atsakingas, kokias pareigas jis užima ir ką reikėtų daryti. Toks struktūrizavimas daro skaidrų gamybos organizavimą ir palengvina jos valdymą. Informuodami apie tikslų medį darbuotojams, galite padidinti jų motyvaciją, parodydami, kad jų darbas yra skirtas bendriems tikslams. Be to, tokiu būdu organizuojant verslą, bus lengviau nustatyti nereikalingas finansinių ir laiko išteklių sąnaudas.

Kaip sukurti

Nepriklausomai nuo to, ar verslas didelis, ar mažas, požiūris į detalųjį planą yra vienodas. Apsvarstykitekonkretus pavyzdys. Yra įmonė, kuri prekiauja sofomis. Verslo procesų diagrama panaši į medį. Pagrindinėse šakose yra pagrindinės funkcijos, kurios išsišakoja į mažesnius. Taigi, kokie yra pagrindiniai mažmenininko verslo proceso etapai?

1. Prekių pirkimas. Tai pirmasis ir pagrindinis verslo procesas. Kokie yra jo etapai?

• Tiekėjo analizė.
• Sutarčių su gamybos įmonėmis sudarymas.
• Sutarčių su transporto įmonėmis rengimas.

2. Sofos išdėstymas. Šiame etape yra tokių akimirkų:

• Kambario pasirinkimas.
• Patalpų statyba arba nuoma.
• Pardavimo sąlygų kūrimas.

3. Pardavimo procesas.

• Įdarbinimas.
• Kasos aparato pirkimas.
• Pardavimų atmosferos ir dizaino kūrimas.

4. Rinkodara ir reklama.

• Ženklo pastatymas.
• Kurkite vizitines korteles, bukletus, brošiūras, katalogus ir kt.
• Skelbimo vieta.

Sąrašas gali būti ilgas. Svarbu suprasti, kaip kuriami verslo procesai. Ir tada pateiksime keletą auksinių taisyklių, kaip organizuoti verslą, kad jis būtų sėkmingas.

Taisyklė 1

Už kiekvieną pasirinktą verslo etapą atsakingas konkretus asmuo. Įtraukite juos į schemos kūrimą. Tai suteiks galimybę išsamiau suprasti procesą, sudominti darbuotojus ir padidinti jų motyvaciją siekiant bendrų tikslų. Tai ypač svarbu ankstyvosiose įmonės kūrimosi stadijose. Verslo pradžia visada yra susijusi sudidžiuliai sunkumai, o laiku nustačius tikslus konkretiems etapams bus sudarytas išsamesnis veiksmų planas.

2 taisyklė

Naudokite automatizuotas programas ir vizualizuokite savo grandines. Iki šiol yra daug paruoštų programų, kurios padeda struktūrizuoti informaciją. Mažos ir vidutinės įmonės juos naudoja visur.

Jei dirbate grupėje, paimkite lentą ar popieriaus lapus, kad viską užsirašytumėte, ir nubrėžkite savo procesų medį. Pradėkite nuo didelių operacijų ir suskaidykite jas į smulkesnes. Didelėms įmonėms verslo procesų kūrimas yra didžiulis kruopštus darbas, reikalaujantis maksimalios visų darbuotojų susikaupimo ir veiksmų koordinavimo.

3 taisyklė

Formuluodami verslo procesus vadovaukitės įmonės strategija, o ne jos organizacine struktūra. Ta pati funkcija gali apimti ne tik įsteigtus skyrius. Pavyzdžiui, pristatant prekę iš tiekėjo, galima svarstyti verslo proceso ribą iki tol, kol prekė iškeliauja iš pačios prekybos vietos, tai yra, kai ji padėta lentynose ir pasiekiama vartotojui. Šis procesas apima kelis padalinius, kurie yra organizacinės struktūros dalis.

4 taisyklė

Per daug nedetalizuokite savo plano. Jei diagramą perkrausite nereikalinga informacija, tai sukels bendrą painiavą ir didelę naštą atsakingiems darbuotojams. Jei planuojate atlikti pakeitimus tam tikrame segmente, ši dalis turi būti detalizuota, o visa kita – apsvarstyti.tik paviršutiniškai, nesigilinant į smulkmenas. Verslo procesų efektyvumui galioja Pareto įstatymas „20/80“, kai 20 % detalių aprašymų atneš 80 % visos operacijos sėkmės.

5 taisyklė

Nebijokite tiesos ir kurkite schemą pagal tai, kas iš tikrųjų yra. Ši situacija pasitaiko labai dažnai. Vyriausiasis vadovas klausia savo pavaldinių apie jų padalinius, kad galėtų sudaryti verslo procesų schemą. Tie bando pasakyti, kaip jiems sekasi. Nors iš tikrųjų tikroji situacija toli gražu nėra ideali. Bet melagingų duomenų pagrindu bus sukurta neteisinga schema, po kurios bus priimti neefektyvūs sprendimai ir visas darbas nueis perniek.

Nepainiokite „kaip yra“, „kaip turi būti“ir „kaip aš noriu, kad būtų“. Kad ir kaip viskas būtų blogai, verslo procesai sukompiliuojami būtent siekiant pagerinti šią būklę. Todėl būtina apibūdinti tik realią situaciją.

Verslo procesų automatizavimas

Sekti visus įmonėje vykstančius įvykius yra labai sunku, ypač kai kalbama apie dideles korporacijas ir sindikatus. Didelis verslas sunkiai įsivaizduojamas be visos automatizuotų programų sistemos, leidžiančios analizuoti gaunamus duomenis ir priimti sprendimą. Todėl šiandien labai dažnai kalbame apie verslo procesų automatizavimą.

Praktiškai tai reiškia, kad yra speciali kompiuterinė programa, kuri apdoroja visokius informacijos srautus, kurie užtikrina verslo procesą. Verslo procesų analizė vyksta neprisijungusrežimu, o žmogus tik susipažįsta su rezultatais ir padaro atitinkamą išvadą.

Analizės metodo pasirinkimas

Susidurdamas su klausimu, kaip geriausia automatiniu būdu apibūdinti verslo procesus, šalies verslininkas ras daugybę variantų, kurie nėra tinkamai pritaikyti Rusijos rinkai. Beveik visa siūloma programinė įranga buvo sukurta Vakarų įmonėms, turinčioms gamybos optimizavimo patirties. Tačiau išanalizavę kai kuriuos duomenis, sukūrėme savo programų, įgyvendinančių verslo procesą, sąrašą.

1. BEST-5 „Mano verslas“yra programinė įranga, kurią dažnai naudoja mažos ir vidutinės įmonės. Programa yra prieinama bet kuriame kompiuteryje ir yra labai paprasta naudoti. Jo pranašumas yra tas, kad jis gali analizuoti nedidelius duomenų kiekius iš mažos įmonės.
2. Įmonių modeliuotojas. Dažnai naudojamas šiuolaikinėse įmonėse, daugiausia dėl to, kad jis yra nebrangus. Su šia programa lengva pradėti verslą, nes labai patogu kurti verslo procesų diagramas, tačiau ji praktiškai neanalizuoja.
3. iGrafx Enterprise Central. Labai geras Kanados dizainas. Gali ne tik atpažinti ir sudaryti verslo planus, bet ir sėkmingai analizuoti įvesties duomenų masyvus. Mūsų šalyje jis platinamas labai retai, nors produktas yra labai vertas.
4. Verslo studija. Garsiausias Rusijos vystymasis. Integruota su kitais MS Office produktais (Word, Excel, Visio). Dėlvidaus verslininkas yra geriausias pasirinkimas pagal kainos ir rezultato santykį. Puiki verslo procesų analizė. Gamyba gali būti sėkmingai optimizuota dėl programos rezultatų.

Verslo procesų kūrimo technologija

Šiandien dažniausiai naudojamas automatinio ir rankinio „Verslo proceso“schemos kūrimo metodo integravimas. Verslo procesų analizė šiuo atveju atliekama dviem etapais: pirmasis naudojant kompiuteriu gautus rezultatus, antrasis – vadovo rankiniu būdu.

Panagrinėkime du pagrindinius grafikų ir diagramų braižymo būdus. Tokiu atveju verslo procesų technologija bus kuriama naudojant šiuos metodus:

1. DFD (duomenų srauto diagrama).
2. WFD (darbo srauto diagrama).

Pirmasis DFD metodas apima duomenų srautų diagramos sudarymą. Tai apima: proceso darbo detalizavimą, atsakingus darbuotojus, reikiamą dokumentaciją. Tokia konstrukcija suteikia pilną vaizdą apie įmonės veiklą, ją supančius įvesties ir išvesties duomenis, visus gamybos proceso elementus ir ryšius tarp jų. Šis metodas leidžia išryškinti nemokamus (papildomus) verslo procesus, kurie mažina rezultato efektyvumą ir gali būti įvairiai optimizuojami.

WFD – darbo eigos diagramos, apibūdinančios žemesnio lygio verslo procesus. Verslo plėtra gali gerokai pasikeisti, jei žinai ne tik vertikalią veiksmų hierarchiją, bet ir horizontaliąją. Ką tai reiškia?

Jei pažiūrėsiakivaizdu, kad VPD diagramos yra laiko rėmų tinklelis, kurio kiekvienas grafikas yra atsakingas už tam tikrą procesą. Tarkime, prekių pristatymas trunka dvi dienas – grafike pavaizduota proceso pradžia ir pabaiga. Tada ateina produkto išdėstymo prekybos aikštelėje įvykis, ir šis procesas prasidės tik pasibaigus pristatymui. Duomenys grafike atvaizduojami nuosekliai. Įvykiai, operacijos ir veiksmai gali būti susipynę, jei jie atliekami vienu metu. Pradėti verslą ankstyvosiose stadijose patogu tokiu būdu, nustatant, kiek laiko reikia visam gamybos ciklui.

Išvados

Mažiems ar dideliems, naujiems ar seniems jums reikia suprasti, kas yra verslo procesas. Bet kuriame įmonės gyvavimo ciklo etape gamybos optimizavimas gali turėti didelės įtakos tolesnei plėtrai. Juk pagrindinis bet kurios organizacijos egzistavimo tikslas šiandien yra patenkinti vartotojo poreikius. Ir jei klientas bus patenkintas, jis gaus pelno. Priklausomybė čia yra tiesiogiai proporcinga. Kuo didesnis vartotojų pasitenkinimo lygis, tuo didesnis įmonės pelnas. Ir tai galima pasiekti tik analizuojant ir keičiant procesą įmonėje.