Projekto suinteresuotosios šalys. Autoriai ir projektų vadovai

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Kad sėkmingai konkuruotų šiandieninėje rinkoje ir būtų sėkmingos savo pastangos, daugelis įmonių naudoja projekto metodą. Tai leidžia jums gauti gatavą aukštos kokybės produktą per ribotą laiką. Kad šis procesas būtų efektyvus, turite žinoti jo esmę, specifiką ir įgyvendinimo ypatybes.

Sąvokos apibrėžimas

Žodis „projektas“kilęs iš anglų kalbos. projektas, nuo lat. projectus „išmestas į priekį, išsikišęs“ir turi keletą reikšmių, priklausomai nuo srities, kurioje jis taikomas. Valdyme tai yra riboto laiko įmonė, kurios tikslas – sukurti naują unikalų produktą, paslaugą ar rezultatą. Įgyvendinant šį veiklų kompleksą numatoma gauti naudą pagrindiniams projekto dalyviams (užsakovams, investuotojams, tiekėjams). Šią darbo formą plačiai taiko statybos, inžinerijos, įmonės programinės įrangos ar rinkodaros įmonės, savo veikloje šio metodo griebiasi tam tikros žmonių grupės ir sėkmingos įmonės.asmenybė.

Funkcijos

Tai projektas, o ne atliktinų užduočių rinkinys, jei vykdoma veikla turi keletą savybių, būtent:

• riboto laiko (sumanytas įvykis turi pradžios datą ir galutinio rezultato gavimo datą arba dėl to tikimasi tam tikro produkto ar paslaugos);
• unikalumas yra vienas pagrindinių jo įgyvendinimo skiriamųjų bruožų, tuo tarpu tai gali būti naujiena tik organizatoriui ar projekto dalyviams, o ne visiems darbuotojams;
• lėšų ir kitų išteklių, reikalingų šiam procesui atlikti (laikas, pinigai, darbas, techninė pagalba), limitas.

Paprasto žmogaus gyvenime projektas gali būti persikėlimas į kitą miestą, naujo būsto pirkimas, darbo paieška, verslo kūrimas ir pan., versle tai naujo produkto sukūrimas, plėtra. rinką, pradėti naują reklaminę kampaniją, sukurti naujus gamybos pajėgumus. Būtent šis metodas leidžia žengti naujus žingsnius organizacijų ar asmenų veikloje, todėl projekto dalininkai jį naudoja kurdami bet kokias naujoves.

Pagrindiniai proceso dalyviai

Šiai kategorijai priklauso žmonės (organizacijos), kurie gauna tiesioginės naudos iš numatytos įmonės įgyvendinimo. Tai apima:

• Iniciatoriai – žmonės, kurie įrodinėja projekto būtinybę. Jie gali būti bet kokio lygio darbuotojai įmonėje ir už jos ribų.
• Rėmėjai daugiausia yra aukštesnio lygio darbuotojaiįmonės, kuri prižiūri jos eigą iš kliento pusės, nuoroda. Jie prižiūri šio veiklų komplekso įgyvendinimą ir suteikia projektų finansavimo š altinius, materialinę ir kitokią paramą bei planuojamos naudos organizacijai gavimą. Rėmėjai paskiria vadovą, kuris vadovaus procesui, suteiks jam visas reikiamas lėšas ir praneš apie veiksmų eigą vyresniajai vadovybei (generaliniam direktoriui, direktorių tarybai ir kt.).
• Projekto vadovas yra vadovas, atsakingas už konkrečios įmonės įgyvendinimą. Jos uždaviniai: galutinio rezultato pasiekimo laiku kontrolė, teikiamų išteklių limito lygio ir aukštos galutinio produkto ar paslaugos kokybės taupymas. Jis kasdien užsiima projektu, vadovauja komandos veiksmams, kontroliuoja nustatytų reikalavimų vykdymą, atsižvelgia į visų suinteresuotų šalių pageidavimus ir su jais susitaria, o prireikus sulaukia administratoriaus ar a. laikinai sukurta specialistų komanda užduotims spręsti.

Šie projekto dalyviai ilgainiui tampa galutinio produkto (rezultato) savininkais, todėl diktuoja savo reikalavimus projektui, finansuoja jį investuodami savo ar išorės lėšas, taip pat sudaro sutartis su rangovais, būtinas planuojamam. veikla.

Plano įgyvendintojai

Plano komandos nariai yra asmenys arba subjektai, kurie dalyvauja įmonėje, arba tos šalys, kurioskurių interesus gali paveikti tikslo pasiekimas.

Pagal dalyvavimo tokio pobūdžio veikloje laipsnį, yra trys pagrindinės bendraminčių grupės:

• Pagrindinė komanda – darbuotojai (organizacijos), kurie tiesiogiai dalyvauja plano įgyvendinime.
• Išplėstinė komanda – profesionalai, netiesiogiai teikiantys profesionalią pagalbą.
• Projekto suinteresuotosios šalys (vidinės ir išorinės) – organizacijos ar darbuotojai, kurie daro įtaką pirmos ir antros grupių atstovams, nedalyvaudami tiesioginėje sąveikoje su tiesioginiais dalyviais. Jie patys koreguoja proceso eigą arba tiesiogiai jaučia plano įgyvendinimo įtaką savo veiklai.

Galimi įmonės dalyviai

Kartais dalyvauja ne asmenys ar organizacijos, kad šis renginių rinkinys pavyktų. Būtent:

• Investuotojai yra žmonės, kurie investuoja į projektą, pavyzdžiui, paskolų forma. Kartais investuotojas yra klientas, kitu atveju tai yra bankai, fondai ir kitos didelės įmonės.
• Rangovai – šalys, kurios prisiima įsipareigojimus atlikti darbus pagal susitarimą (sutartį). Tai gali būti užduočių dalis arba visas projektas. Paskirstykite pagrindinį rangovą ir subrangovą, kuris su juo sudaro sutartinius santykius ir teikia dalį sutartų paslaugų.
• Tiekėjai – projekto dalininkai, aprūpinantys užsakovą reikalingomis medžiagomis, technine įranga ir kt.
• Valdžios organai – gyvenvietės administracinis aparatas,kuri stebi socialinių, aplinkosaugos, bendruomenės ir valdžios reikalavimų įgyvendinimą.
• Vartotojai – žmonės, kurie perka gatavą produkciją arba naudojasi galutiniu rezultatu, kuris lemia produkto ar paslaugos norą ir užtikrina jų paklausą.

Šių šalių dalyvavimo projekte galimybė priklauso nuo jo tipo, tipo, masto ir sudėtingumo laipsnio. Vadovo darbas būtinai turi apimti visas suinteresuotas šalis ir numatyti jų reikalavimų derinimą.

Kas prižiūri procesą?

Projektų autoriai paprastai yra specialistai (architektai, projektuotojai, statybininkai), o vadovas užtikrina planuojamos įmonės įgyvendinimą. Tai vadovaujamo lygio darbuotojas, skyriaus vedėjas. Jo pareigos apima plano įgyvendinimo laiku, turimų išteklių panaudojimo ir galutinio produkto kokybės stebėjimą.

Prioritetas yra pirmasis aspektas, nes tai leidžia išvengti išlaidų viršijimo ir problemų dirbant. Todėl valdant projektą dėmesys visada skiriamas įmonės tvarkaraščiui.

Projektų vadovo funkcijos

Įmonės valdymo efektyvumas tiesiogiai priklauso nuo teisingo galių paskirstymo tarp paprastų atlikėjų, pagrindinių komandos narių ir vadovo. Pastarųjų įgaliojimus ir funkcines pareigas nustato arba užsakovas, arba projekto chartija (jei tai vykdoma įmonės viduje).

KPagrindinės vadovo pareigos:

• Sutvarkykite koncepcijos struktūrą ir suformuokite įmonės valdymo komandą.
• Ieškokite reikalingų lėšų ir išteklių jo įgyvendinimui.
• Projekto suinteresuotųjų šalių įtakos proceso eigai analizė.
• Užduotims atlikti būtinų darbuotojų mokymas, jų motyvacija.
• Visų dalyvių kompetencijos ir atsakomybės formavimas, projekto valdymo komandos atsakomybės lygio nustatymas.
• Verslo plano ir grafiko kūrimas, biudžeto ir biudžeto sudarymas, galimų rizikų analizė ir būdų joms pašalinti.
• Visų rūšių darbų atlikimo pagal planą stebėjimas.
• Užduočių vykdymo sutarčių pasirašymas, jų vykdymo stebėjimas ir savalaikis uždarymas.
• Bendravimo tarp valdymo komandos ir kitų projekto dalyvių užmezgimas.
• Ataskaitinės medžiagos gavimas ir jų analizė.
• Bendravimas su klientu, siekiant suteikti visą jį dominančią informaciją, taip pat gauti informaciją apie norus ar reikalavimus galutiniam rezultatui.
• Visų projekto dalyvių darbo stebėjimas ir savalaikis jo uždarymas.

Vadovo funkcinių pareigų spektras yra gana didelis ir tik turėdamas specifinių žinių bei kruopštaus veiklos organizavimo, jis gali užtikrinti įmonės sėkmę.

Atlikėjų draugija

Projektui įgyvendinti vadovas sukuria 2darbuotojų grupės: projekto komanda ir vadovybė. Galutinis rezultatas labai priklauso nuo šių dviejų organizacinių struktūrų atliekamo darbo kokybės.

Projekto komanda – tai specialistai ir/ar organizacijos, kurios atlieka darbus įmonėje ir yra atsakingos vadovybei už jų įgyvendinimą ir kokybę. Ši grupė sudaroma planuojamos veiklos laikotarpiui. Jame gali būti tiek vidinio, tiek pritraukto darbo personalo (grupių).

Valdymo komandą sudaro pirmosios grupės darbuotojai, kurie yra tiesiogiai susiję su proceso priežiūra ir valdymo sprendimų priėmimu. Įmonių sėkmė, rizikų ir problemų, kylančių sprendžiant problemas, skaičius priklauso nuo to, kaip vadovas teisingai atrenka šios grupės atlikėjus.

Vadybinio lygio darbuotojai, kaip niekas kitas, yra atsakingi už savo darbų apimties įgyvendinimą, kurių mastai gali būti įvairūs: nuo dokumento parengimo iki baigto paprojekčio. Kartais įmonės vadovas surenka pagrindinių darbuotojų grupę (pokomandą), kuri sudaroma pagal reikalingų darbų paketus ar paprojekčius.

Siekiant užtikrinti nustatyto plano įgyvendinimą laiku, būtina, kad kiekvienas darbuotojas žinotų savo funkcinių pareigų apimtį, reikalavimus atliekamam darbui, asmeninės atsakomybės lygį, terminus ir formas. pranešti apie savo veiklą.

Projekto suinteresuotųjų šalių nustatymas

Bet koks veiksmų rinkinys yra skirtas galutiniam rezultatui pasiekti. Galutinis produktas yra kliento vizija. Pradedant renginį sunku pasakyti, ar rezultatas pateisins lūkesčius. Kad planavimas būtų sėkmingas, reikia nustatyti neapibrėžtumo š altinius. Dažnai nesėkmės priežastys yra praleisti lūkesčiai iš projekto, kuris turi keisti darbo eigą. Tokių pokyčių iniciatoriai dažnai yra projekto dalininkai. Pavyzdys galėtų būti rėmėjai, tiekėjai, institucijos ir tt Jie turi teisę pateikti savo pageidavimus dėl rezultatų, kurie gali skirtis vieni nuo kitų.

Jei aukščiau minėti asmenys ar organizacijos gali daryti įtaką projekto eigai, o vadovas to nežinojo arba neatsižvelgė, tai jų įsikišimas pakeis visos planuojamos įmonės eigą ir jis turės pakeliui atlikti pakeitimus. Vadovo darbe neturėtų būti trūkumų.

Yra keli būdai nustatyti agentus ar įmones, kurioms ketinimo įgyvendinimas gali turėti reikšmės:

• Klasifikavimas, ty visų įmonių, grupių, asmenų, kurie yra susiję su projektu, išskyrimas. Tai apima: rėmėjus, klientus, tiekėjus, produktų vartotojus, vadybininkus, konkurentus, vadovus, verslo partnerius, žiniasklaidą, valdžios institucijas ir kt. Čia pateikiamas visas galimų suinteresuotųjų šalių sąrašas ir tai, ar joms bus nustatyta nauda.
• Nominacija, kurios esmė ta, kad lyderis nustato pagrindinę suinteresuotąją šalį, pavyzdžiui, rėmėją, įmonės vadovą, kuris sudaro visų dalyvių sąrašą, kurio stiprumudaryti įtaką įmonės eigai.
• Studijų dokumentacija.

Įmonių sėkmė ir kylančių problemų skaičius priklauso nuo projekto suinteresuotųjų šalių apibrėžimo išsamumo.

Plano įgyvendinimo kontrolė

Plano įvykdymas stebimas organizuojant komandos susirinkimus, kurių nariai pateikia informaciją apie atliktų darbų kiekį ir tuo pačiu nurodo, kiek dar reikia laiko atlikti užduotis laiku. Šie duomenys tikrinami pagal kalendoriaus tvarkaraštį. Jei numatomas delsimas, svarstomi įvairūs problemos sprendimo variantai ir vienas iš jų imamasi vykdyti. Tais pačiais būdais problema išsprendžiama nukrypstant nuo suteiktų lėšų ir išteklių kiekio bei galutinio kokybės lygio.

Projekto įgyvendinimas yra geras būdas organizacijoms, kurių veikla nukreipta į įmonės plėtrą. Žinodami projektavimo proceso komponentus, per trumpą laiką galite pasiekti gerų rezultatų minimaliomis sąnaudomis, o koordinuota sąveika su projekto suinteresuotosiomis šalimis atveria naujus verslo horizontus.