Valdymo ciklas valdyme

2024 Autorius: Howard Calhoun | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 10:34

Valdymo procesas – tai visų rūšių įmonės verslo veiklos organizavimas. Remiantis šiuo apibrėžimu, valdymas negali būti atskirtas nuo jo objekto, o valdymo ciklo funkcijų pobūdis priklauso nuo gamybos ar prekybos proceso specifikos.

Bendrosios ir specialiosios valdymo funkcijos

Įmonės verslo veiklos organizavimo procese diegiamos dviejų tipų funkcijos: susijusios su bendromis (gali būti taikomos visoms sistemoms) arba specifinės tik šiai sistemai.

Bendrosios funkcijos susijusios su tomis sritimis, kurios skirtingose įmonėse organizuojamos panašiai, pavyzdžiui, pašto siuntų pristatymo kontrolė, biuro patalpų valymas, biuro įrangos remontas. Konkrečios įmonės valdymo procesui būdingos specifinės funkcijos (ieškoti specialistų pakavimo robotams programuoti ar konvejerio remontui).

Organizacijos valdymo ciklas

Bendrai įmonės vadovybė numato šių užduočių įgyvendinimą:

• Ilgalaikių ir esamų planų kūrimas.
• Gamybos (prekybos, konsultacinės ar kitos) veiklos organizavimas ir reguliavimas.
• Darbuotojų motyvavimas ir koordinavimas.
• Gamybos proceso rezultatų stebėjimas ir registravimas.

Šios funkcijų grupės sudaro valdymo ciklo etapus, kurie išreiškiami planavimu, organizavimu, motyvavimu ir kontrole.

Valdymo ciklas taip vadinamas todėl, kad tokia valdymo veiksmų seka pasižymi tęstinumu. Jis turi pradžią, tada turi kartotis tam tikrą laikotarpį (savaitę, dešimtmetį, mėnesį, ketvirtį, metus).

Planavimo vertė įmonės veiklos kontekste

Ši funkcija pagrįstai vadinama svarbiausia visame valdymo procese. Jo įgyvendinimas užtikrina proporcingas gamybos apimtis, sklandų įvairių padalinių darbą, taip pat racionalų turimų materialinių, darbo ir finansinių išteklių naudojimą. Norint tinkamai organizuoti gamybos eigą, tai yra dinamiškai subalansuoti vidinius gamybos procesus, būtinas šiuolaikiškas ir kompetentingas planavimas.

Tiesą sakant, planavimu galima vadinti tikslų nustatymą ir būdų jiems pasiekti nustatymu.

Planavimo tipai: strateginis

Planų rengimas, kaip pirmasis iš valdymo ciklo etapų, lenkia visus kitus. Kiekvienas organizacijos lygis turi tam tikrą planavimo tipą.

Aukščiausialygiu parengti strateginius planus. Gamybos srityje strategija – tai optimalus taisyklių ir technikų rinkinys, kuris prisideda prie misijos įgyvendinimo, taip pat bendrų ir privačių įmonės tikslų siekimo. Pagrindinis strateginio planavimo uždavinys – nustatyti pagrindinį kursą, tai yra įmonės elgesio stilių užimtoje rinkos nišoje.

Ieškant būdų, kaip apeiti krizes ar įgyti naujų pozicijų rinkoje, taip pat yra toks valdymas. Valdymo ciklas, kurio etapas yra strateginis planavimas, dažniausiai yra gana ilgas. Paprastai pasauliniai planai rengiami kas vienerius, trejus ar penkerius metus.

Kas yra taktinis ir operatyvinis planavimas

Viduriniame ir žemesniame valdymo lygmenyse atitinkamai rengiami taktiniai ir operatyviniai planai.

Taktinis planavimas – tai tarpinių tikslų, skirtų strateginių tikslų įgyvendinimui užtikrinti, apibrėžimas. Ši veikla įtraukta į vidurinės grandies vadovų valdymo ciklą.

Operatyvinio planavimo rezultatas yra tie tikslai, kuriuos vadovai iškelia tiesiai vykdymo vietose. Jų pareigos apima kasdienių tikslų nustatymą (trumpalaikė taktika).

Aprašytos planavimo rūšys reprezentuoja bendrą sistemą – bendrąjį arba bendrąjį planą (verslo planą įmonės veiklai). Planavimas yra vienintelis būdas sumažinti rinkos riziką ir neapibrėžtumą.

Planavimo principai

Remiantis tuokad visas valdymo ciklas yra pagrįstas planavimu, jis turėtų būti vykdomas iš pozicijų:

• Sudėtingi dalykai. Tai reiškia, kad proceso metu reikia atsižvelgti į visus reikšmingus įvykius ir situacijas.
• Tikslumas. Atitinkamų ir tikroviškų planų kūrimas tampa įmanomas naudojant visas turimas priemones, taktiką, procedūras ir prognozavimo metodus, kuriuos suteikia šiuolaikinės technologijos.
• Tęstinumas (santykis tarp ilgalaikio ir dabartinio planavimo).
• Lankstumas (kartais norint pasiekti prioritetinius tikslus reikia atsisakyti balasto).
• Ekonomika. Planuojant išlaidas proporcingai gaunamai naudai išvengiama nepagrįstai didelių išlaidų.

Sąžiningumo principas, apjungiantis ilgalaikių ir esamų planų kūrimo procesą, laikomas pagrindine sąlyga, būtina gamybos proceso tęstinumui, sklandžiam įmonės veiklai ir jos ekonominių ryšių stabilumui..

Organizavimo etapas

Organizavimas yra kitas etapas po planavimo, kuris tęsia valdymo ciklą. Šiame etape vadovo užduotis – sukurti optimalias sąlygas, kad visų komandos narių veikla būtų efektyvi. Jis turi koordinuoti darbuotojų pastangas ir nukreipti juos siekti savo tikslų.

Šios funkcijos įgyvendinimas tampa įmanomas dėl organizacinės struktūros formavimo įmonėje. Už sėkmingą įgyvendinimąplanuojamos veiklos, vadovai nustato atsakingus asmenis ir paskiria konkrečias užduotis vykdytojus. Be to, jie yra atsakingi už tai, kad viso technologinio proceso metu netrūktų resursų (įrangos, finansų, darbo jėgos aprūpinimo).

Keli žodžiai apie motyvaciją

Neatsiejama kiekvienos sėkmingos įmonės sudedamoji dalis yra darbuotojų suinteresuotumas atlikti savo darbo funkcijas. Darbuotojų skatinimas būti aktyviems, įtraukimas į bendrą įmonės tikslų siekimą, taip pat būdų, kaip pagerinti savo veiklą, yra vadinamas motyvacija.

Dažniausi metodai, padedantys sustiprinti organizacijos darbuotojų „moralę“, yra apdovanojimai:

• Medžiaga.
• Moralė.

Materialinės skatinimo priemonės apima premijas, premijas ir išmokas, papildomus mokėjimus ir dovanas.

Emocinis apdovanojimas yra pagyrimas, viešas padėkos pareiškimas, nuotraukos paskelbimas garbės sąraše ir kt.

Kontrolė yra paskutinis valdymo ciklo etapas

Atlikus veiksmus tikslams pasiekti, jų rezultatas turi būti išmatuotas, įvertintas ir lyginamas su planuojamais rodikliais.

Valdymo ciklą užbaigiančios kontrolės esmė – analizuoti duomenis ir koreguoti tolesnius nurodymus.

Valdymo praktikoje yra trys kontrolės tipai:

• Preliminarus.
• Dabartinis.
• Finalas.

Ankstesnių sprendimų keitimas ir algoritmų, instrukcijų ir taisyklių koregavimas tampa naujo valdymo ciklo pradžia. Juk reikia perplanuoti veiklą atsižvelgiant į naujus parametrus, paskirstyti užduotis ir stebėti jų įgyvendinimą. Naujojo ciklo rezultatas taip pat privalomai tiriamas ir analizuojamas.

Valdymo ciklo laikas

Pagrindiniams valdymo ciklams būdingas srautas erdvėje ir laike. Jų trukmė gali būti nuo kelių minučių iki mėnesių, paraiškos vieta – grupės, atlikėjų komandos ir pati kompanija.

Todėl galime kalbėti apie dviejų tipų valdymo ciklo matavimus:

• Laikas.
• Tarpų rėmeliai.

Geras vadovas yra suinteresuotas kiek įmanoma sumažinti kiekvienam ciklui skiriamą laiką. Atidžiau panagrinėjus matyti, kad valdymo proceso trukmei įtakos turi pagrindinių veiksmų atlikimo greitis: informacijos duomenų rinkimas, perdavimas ir apdorojimas, valdymo sprendimų ciklas (rengimas ir priėmimas), taip pat vykdymo organizavimas.

Taupyti laiko išteklius galima supaprastinant organizacines ir dokumentines procedūras, naudojant technines priemones atliekant daugybę procedūrų, taip pat sumažinant atskiroms operacijoms skiriamą laiką.